BAS Документооборот КОРП гарантирует соответствие всем требованиям украинского законодательства в сфере электронного документооборота и делопроизводства. Система автоматизирует процессы учета и управления документацией в полном соответствии с действующими нормативными актами.

В частности, поддерживается работа в соответствии с законами Украины: «Об электронных документах и электронном документообороте», «О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах», «О обращениях граждан», а также постановлениями Кабинета Министров Украины о ведении делопроизводства и электронного документооборота.

Это позволяет компаниям внедрять современные технологии управления документами, соблюдая все правовые нормы и сохраняя юридическую значимость электронных документов. Использование BAS Документооборот КОРП обеспечивает надежность, прозрачность процессов и минимизацию рисков при работе с корпоративной документацией.

AS Документооборот КОРП обеспечивает полный цикл работы с документами любого типа. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, реквизиты которой соответствуют:

• Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997
• Постановлению КМУ «О типовом порядке электронного документооборота».

Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, упрощающие работу с объектами. В комплект поставки системы входит 45 готовых инструкций, которые помогают автоматизировать организационно-распорядительный документооборот и ускоряют обработку информации.

Хранение документов и права доступа
Документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Особенности системы:

• Структура папок формируется по организационной структуре или по типам документов.
• Для каждой папки настраиваются права пользователей или групп на чтение, добавление, редактирование и удаление.
• Права доступа зависят от видов документов, грифов, групп корреспондентов, физических лиц, организаций и направлений деятельности.
• Поддерживается назначение разрешений и запретов, что помогает соблюдать корпоративную политику безопасности.
• Реализован отчет для проверки назначенных прав, чтобы исключить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
• Файлы могут храниться как в базе данных, так и на дисках предприятия.

Регистрация входящих и исходящих документов
Система позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции с автоматической генерацией сквозных регистрационных номеров. Регистрация соответствует государственным стандартам и традициям украинского делопроизводства. Поддерживается:

• Печать штрих-кодов
• Печать регистрационных штампов

Процесс включает:

• Запуск автоматизированных бизнес-процессов рассмотрения документов
• Оповещение исполнителей
• Контроль сроков выполнения
• Формирование дел и передача закрытых дел в архив или уничтожение
• Составление отчетов по поступлению, выполнению и просроченным документам

Учёт обращений граждан
Система обеспечивает:

• Регистрацию и обработку обращений граждан согласно Закону Украины №393/96-ВР
• Учет дубликатов и повторных обращений
• Учет переадресации обращений между организациями

Для работы с обращениями создано специальное рабочее место, где видна история переписки и сопровождающие данные.
Отчеты для анализа и контроля включают:

• Выполнение обращений граждан
• Структура обращений за период
• Динамика количества обращений
• Список обращений граждан

Учёт договоров
Система автоматизирует полный жизненный цикл договоров:

• Подготовка и согласование проектов договоров
• Учет связанных документов (акты, дополнительные соглашения)
• Контроль сроков действия
• Автоматическое продление сроков
• Много валютный учет сумм
• Работа с многосторонними договорами
• Контроль финансовых обязательств и сопровождающих документов
• Контроль возврата экземпляров документов
• Расторжение договора

Регистрация договоров осуществляется через расширенную карточку с реквизитами сроков действия, сумм, правил налогообложения и товарной спецификацией.
Отчеты включают:

• Список заключённых договоров
• Договоры с приближением срока действия
• Сопроводительные документы по договору
• Динамика заключённых договоров
• Расторгнутые договоры

Сканирование и автоматическая загрузка
Поддерживаются:

• Сканирование с любых TWAIN-устройств в форматы jpg, pdf, tif
• Многостраничные файлы
• Потоковое сканирование с распознаванием штрих-кодов

Автоматическая загрузка файлов из каталогов локальной сети сохраняет:

• Оригинальные имена
• Структуру подпапок

Файлы индексируются и готовы для электронного документооборота.

Электронная почта и выполнение задач
Система позволяет:

• Отправлять и получать документы
• Загружать их в систему
• Искать по реквизитам и тексту писем
• Работать с подписанными и зашифрованными файлами

Задачи можно выполнять прямо из почты, отвечая на автоматически рассылаемые уведомления.

Просмотр, редактирование и контроль версий

• Просмотр и редактирование через локальные приложения
• Работа с файлами на рабочем столе, отслеживание невыполненных задач
• Механизм блокировки для предотвращения конфликтов при одновременном редактировании
• Автоматическое сохранение версий с указанием автора, даты и времени
• Сравнение версий для doc, rtf, html, txt, odt

Шаблоны, штрихкоды и регистрационные штампы

• Создание шаблонов документов с автоматическим заполнением реквизитов
• Автоматическое присвоение штрих-кодов всем документам
• Использование штрих-кодов для быстрого поиска и автоматического прикрепления файлов
• Регистрационные штампы с названием организации, номером, датой и штрих-кодом

Связи между документами

• Поддержка стандартных и настраиваемых связей: одиночные, множественные, односторонние, двусторонние
• Просмотр связанных документов и истории переписки с корреспондентами
• Отображение иерархии связей в виде информативных отчетов с фильтрами

Документы корреспондента

Переписка с корреспондентом

Иерархия связей документа

Структура связей документа

Резолюции и переадресация

• Возможность указывать несколько резолюций, формируемых автоматически или вручную
• Авторами могут быть сотрудники предприятия или сторонние организации
• Контроль выполнения резолюций и возможность их заверения электронной подписью
• Отслеживание переадресации документов в сторонние организации и контроль сроков выполнения
• Учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата

В программе BAS Документооборот КОРП коллективная работа с документами организована через автоматизированные бизнес-процессы, которые обеспечивают контроль выполнения и удобство совместной работы. Система позволяет ускорить обработку документов, повысить дисциплину исполнения и прозрачность бизнес-процессов.

Основные бизнес-процессы включают:

• Рассмотрение: документ поступает на рассмотрение руководителю, который может оставить текстовую резолюцию или направить документ на выполнение либо ознакомление.
• Выполнение: документ передается на выполнение пользователям по списку, при этом один из них может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: документы отправляются на согласование указанным респондентам, после чего возвращаются автору для ознакомления с результатами или повторного согласования. Поддерживаются разные типы согласования: параллельное, последовательное и смешанное.
• Утверждение: документ поступает к ответственной должностной особе и возвращается автору для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: секретарь присваивает регистрационный номер, проставляет печать и отправляет документ корреспонденту.
• Ознакомление: документ рассылается пользователям для ознакомления.
• Делегирование: позволяет выдавать поручения сотрудникам и контролировать их выполнение.
• Обработка входящего документа: автоматизирует полный цикл обработки входящих документов – рассмотрение, выполнение, списание в дело.
• Обработка исходящего документа: обеспечивает полный цикл создания исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.

Система позволяет назначать задачи не только конкретным пользователям, но и ролям. Например, документ можно отправить на утверждение роли «Директор», и задача автоматически будет назначена лицу, которое в данный момент выполняет эту роль.

Для жесткой маршрутизации можно настраивать шаблоны маршрутов бизнес-процессов для различных видов документов с учетом условий: например, для договоров на сумму свыше 20 тысяч гривен используется один шаблон, для остальных договоров – другой. Сроки выполнения бизнес-процессов контролируются по графикам работы сотрудников и могут вычисляться в днях, часах и минутах.

Система поддерживает автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию, эскалацию задач при просрочке или наступлении заданных условий, а также автоматическое завершение просроченных задач, например согласование документов.

Поддерживается иерархия бизнес-процессов и их задач. Подчиненные бизнес-процессы и задачи можно временно приостанавливать. Для повышения дисциплины исполнения предусмотрены дополнительные условия проверки: например, заполнение обязательных полей карточки документа или привязка связанного документа, подтверждающего выполнение задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами
Механизм интеграции позволяет автоматизировать процессы, которые пересекают границы различных информационных баз, делая их прозрачными для пользователей. Например, процесс обработки заказа покупателя может начинаться в BAS Управление торговлей, продолжаться в BAS Документооборот КОРП и завершаться снова в BAS Управление торговлей.

Программное обеспечение BAS Документооборот КОРП обеспечивает комплексную поддержку проектной деятельности предприятия. Система позволяет вести аналитический учет всех данных проекта — входящих, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и поручений — в разрезе отдельных проектов. Это обеспечивает централизованный контроль выполнения проектов, эффективное планирование ресурсов и прозрачность всех этапов реализации.

В системе предусмотрено:

• Ведение карточки проекта с полными реквизитами и иерархической структурой, включающей перечень проектных задач бизнес-процесса.
• Учет трудозатрат в разрезе проектов, позволяющий анализировать эффективность использования ресурсов и планировать следующие этапы работ.
• Формирование детальной отчетности по проектам для руководства и заказчиков, включая план-фактные отклонения.
• Загрузка проектов из Microsoft Project через XML-файлы, что обеспечивает быструю интеграцию существующих планов.
• Работа с планом проекта и диаграммой Ганта для наглядного контроля сроков выполнения.

Бизнес-процесс проекта включает все основные этапы для эффективного управления: инициация, планирование, утверждение плана, старт проектных работ, выполнение и завершение. Система автоматически контролирует сроки выполнения задач и позволяет устанавливать приоритеты для ключевых этапов проекта.

Отчеты по проектной деятельности включают:

• Текущее состояние проектных задач с детализацией по исполнителям и срокам.
• Задачи, которые скоро должны начаться, что помогает планировать рабочую нагрузку.
• Задачи, которые скоро должны завершиться, с возможностью корректировки ресурсов.
• План-факт по срокам, показывающий превышение плановых сроков и помогающий предотвратить задержки.
• План-факт трудозатрат, демонстрирующий плановые и фактические трудозатраты по каждому проекту, позволяя анализировать эффективность использования ресурсов и бюджета.

Благодаря таким возможностям BAS Документооборот КОРП становится надежным инструментом управления проектной деятельностью, обеспечивая прозрачность процессов и позволяя руководству контролировать все этапы реализации проектов.

Система BAS Документооборот КОРП обеспечивает полную поддержку процессов организации мероприятий — совещаний, конференций и других событий. Это позволяет значительно сократить время на подготовку, упростить подбор и уведомление участников, а также вести учет и контроль выполнения решений, принятых во время мероприятий. Благодаря этому процесс подготовки и проведения мероприятий становится прозрачным и эффективным, а руководители могут анализировать результаты и соблюдение плана.

Система поддерживает все этапы организации мероприятий, включая:

• Внешние и внутренние мероприятия;
• Протокольные события, например совещания, заседания, советы директоров;
• Бронирование помещений;
• Подбор удобного времени проведения для всех участников;
• Формирование программы и протокола мероприятия;
• Принятие решений и контроль их своевременного выполнения.

Бизнес-процесс организации мероприятий включает:

• Подготовка: планирование участников, места и времени, оформление программы, согласование участия, подготовка материалов и их рассылка участникам;
• Проведение: фиксация присутствующих и отсутствующих, регистрация принятых решений;
• Оформление протокола: подготовка, согласование и утверждение протокола;
• Исполнение решений: контроль и мониторинг выполнения решений после мероприятия.

Для анализа эффективности организации мероприятий предусмотрен широкий набор готовых отчетов, среди которых:

• Какие мероприятия были проведены за период;
• Динамика количества мероприятий — рост или снижение;
• Время, затраченное на проведение мероприятий;
• Наиболее распространенные виды мероприятий в организации;
• Сотрудники, игнорирующие мероприятия;
• Руководители и организаторы, нарушающие сроки;
• Мероприятия с пропущенными решениями;
• Другие аналитические данные для контроля и планирования.

Таким образом, BAS Документооборот КОРП позволяет автоматизировать все аспекты организации мероприятий, обеспечивая их эффективность, контроль и полную прозрачность для руководства.

Окно «Текущие дела» на рабочем столе открывается автоматически при запуске программы. Оно отображает сводную информацию, позволяя пользователю быстро оценить состояние работы и приоритеты на день. Основные элементы включают:

• Задачи пользователя и подчиненных (для руководителей);
• События календаря и важные напоминания;
• Сообщения электронной почты и форума;
• Мероприятия и актуальные документы в работе;
• Учёт рабочего времени;
• Виджет «Отсутствия», где отображаются сотрудники, временно отсутствующие в офисе или работающие дистанционно.

Окно «Мои задачи» позволяет удобно управлять персональными обязанностями. Информация представлена на двух вкладках:

• «Задачи мне» — показывает задачи, назначенные пользователю напрямую, через роль или делегирование;
• «Задачи от меня» — отображает задачи, автором которых является текущий пользователь.

Для удобства работы с большим количеством задач предусмотрена возможность отмечать их флажками различных цветов, что позволяет быстро ориентироваться в приоритетах и статусе выполнения.

Таким образом, функционал «Текущие дела» и «Мои задачи» обеспечивает эффективное планирование рабочего дня, контроль выполнения задач и оптимизацию коллективной работы, предоставляя пользователю все необходимые инструменты для продуктивной работы каждый день.

В BAS Документооборот КОРП электронный документ представлен как структурированный набор данных, включающий реквизиты и содержательную часть. Оба этих элемента могут использоваться для быстрого и точного поиска конкретного документа, что значительно экономит время пользователя и повышает эффективность работы с информацией.

Система поддерживает полнотекстовый поиск любых данных, включая документы и файлы, с учётом всех полей карточки документа. Кроме того, поиск осуществляется по содержимому версий файлов популярных форматов (например, doc, rtf, txt, pdf, odt), что позволяет находить нужные данные даже в редактированных или обновлённых документах.

Поисковый механизм учитывает морфологию русского, украинского и английского языков, обеспечивая точный и релевантный результат для пользователя. Это позволяет находить документы по ключевым словам, фразам или реквизитам, повышая контроль над информацией и ускоряя выполнение рабочих задач в организации.

Система BAS Документооборот КОРП предоставляет руководителю актуальную информацию для принятия управленческих решений и позволяет оптимизировать работу сотрудников. Данные учета рабочего времени позволяют отслеживать, как используется рабочее время, и определять эффективность выполнения задач.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает:

• время работы над проектами и задачами;
• содержание выполняемой работы;
• отсутствие на рабочем месте и причины (например, отпуск или удалённая работа).

На основе этих данных можно формировать аналитические отчёты, отображающие затраты времени сотрудников по видам работ, подразделениям или периодам. Это позволяет руководителю оценивать продуктивность команды и принимать обоснованные решения для повышения эффективности.

Программа также поддерживает общие и персональные календари, что позволяет подбирать время для мероприятий с учётом занятости участников. Записи календаря можно создавать на основе любого объекта программы — задачи, документа, письма или события, что значительно упрощает организацию рабочего процесса и планирование времени.

Система BAS Документооборот КОРП поддерживает работу в режиме распределённой информационной базы, что позволяет эффективно организовывать работу удалённых пользователей и подразделений предприятия.

Программа обеспечивает хранение документов и файлов как непосредственно в информационной базе, так и на диске. Это даёт возможность выбрать оптимальный вариант хранения данных в зависимости от объёмов информации, скорости доступа и требований безопасности.

Режим распределённой базы гарантирует согласованность данных между подразделениями, быстрый доступ к документам и возможность организовать коллективную работу даже при географически распределённой структуре предприятия. Использование распределённой базы повышает прозрачность процессов, ускоряет обмен информацией и обеспечивает контроль над документооборотом на всех уровнях компании.

Система BAS Документооборот КОРП обеспечивает прозрачную интеграцию с другими прикладными решениями автоматизации бизнеса, включая:

• BAS ERP
• BAS Управление холдингом
• BAS Бухгалтерия

Это позволяет начинать бизнес-процесс в одной системе и продолжать его в другой, обеспечивая бесшовный обмен данными. По аналогии возможна интеграция и с другими системами управления предприятием, что делает процессы более гибкими и эффективными.

Дополнительно к комплекту поставки программы включены готовые правила обмена с другими прикладными решениями. Они полностью подготовлены для использования и настройки с помощью обработки «Универсальный обмен данными в формате XML», что значительно упрощает подключение новых систем и автоматизацию обмена информацией между различными приложениями.

Использование интеграции повышает скорость обработки данных, прозрачность бизнес-процессов и снижает риск ошибок при передаче информации между системами.

Система BAS Документооборот КОРП может функционировать как внешняя файловая библиотека для других систем. Взаимодействие между программой и приложениями осуществляется через веб-сервисы, что обеспечивает быстрый, безопасный и централизованный обмен данными.

Использование BAS Документооборот КОРП в качестве файловой библиотеки позволяет:

• Присоединять файлы к объектам информационной базы, обеспечивая удобный доступ к документам напрямую из системы;
• Разгрузить информационную базу, перенесши сохраненные файлы в BAS Документооборот КОРП, что повышает производительность и сокращает нагрузку на серверы;
• Обеспечить централизованное и безопасное хранение неструктурированной информации предприятия, включая документы, файлы проектов и сопутствующие материалы;
• Интегрировать файлы, связанные с информационной базой, в общий документооборот, обеспечивая непрерывность бизнес-процессов;
• Организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений, что упрощает управление документами и обеспечивает единые стандарты работы с информацией.

Такая интеграция делает процессы обмена файлами эффективными, безопасными и прозрачными, снижая риск потери данных и дублирования информации.

Программа BAS Документооборот КОРП поддерживает работу с квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет автоматизировать процессы подписания, проверки и обмена электронными документами. Благодаря этому пользователи могут выполнять все основные действия с документами без необходимости печати бумажных экземпляров, что значительно повышает эффективность документооборота и сокращает затраты времени на обработку документации.

Интеграция с сервисом «Подпись» обеспечивает прозрачное и надежное взаимодействие между BAS Документооборот КОРП и сервисом электронной подписи, позволяя:

• Отправлять документы на подпись любому пользователю напрямую из программы;
• Принимать подписанные документы и автоматически сохранять их в соответствующих карточках документов;
• Проверять подписи документов, контролируя действительность КЭП и соответствие юридическим требованиям;
• Автоматически формировать журналы подписания, обеспечивая прозрачность и контроль процесса подписания;
• Работать с подписанными документами в форматах PDF и XML, включая прикрепленные файлы, которые также автоматически проверяются и индексируются.

Использование КЭП в BAS Документооборот КОРП позволяет реализовать полноценный электронный документооборот: от создания документа, его согласования и подписания до архивирования. Программа поддерживает отображение статусов подписания документов, уведомляя пользователей о получении подписанных файлов, наличии ошибок или необходимости повторного подписания.

Интеграция с сервисом «Подпись» позволяет:

• Проводить массовое подписание документов, что особенно актуально для крупных организаций с большим объемом электронной корреспонденции;
• Контролировать сроки подписания, устанавливая правила эскалации при просрочке подписи;
• Обеспечить юридическую силу электронных документов, подписанных КЭП, в соответствии с требованиями законодательства Украины.

Благодаря интеграции все электронные документы становятся частью централизованного документооборота предприятия, а процесс подписания и обмена документами становится быстрым, надежным и полностью контролируемым. Программное обеспечение позволяет сохранять историю подписания и доступа к документу, создавая полную прозрачность и повышая ответственность пользователей.

Использование КЭП и интеграция с сервисом «Подпись» в BAS Документооборот КОРП — это эффективное решение для организаций, стремящихся к цифровизации документооборота, сокращению бумажной работы и повышению контроля над всеми этапами обработки электронных документов. Автоматизация процессов подписания и проверки документов позволяет значительно повысить продуктивность сотрудников, обеспечить полное соответствие нормативным требованиям и оптимизировать работу с юридически значимыми электронными документами.