BAS Документообіг КОРП гарантує відповідність усім вимогам українського законодавства у сфері електронного документообігу та діловодства. Система автоматизує процеси обліку та управління документацією відповідно до чинних нормативних актів.

Зокрема, підтримується робота відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про звернення громадян», а також постанов Кабінету Міністрів щодо ведення діловодства та електронного документообігу.

Це дозволяє компаніям впроваджувати сучасні технології, дотримуючись правових норм і зберігаючи юридичну значимість усіх документів.

BAS Документообіг КОРП забезпечує повну роботу з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, реквізити якої відповідають:

• Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997
• Постанові КМУ «Про типовий порядок електронного документообігу».

Для карток документів, процесів та завдань передбачені спеціальні інструкції, що спрощують роботу з об’єктами. У комплекті постачання системи містяться 45 готових інструкцій, які допомагають автоматизувати організаційно-розпорядчий документообіг.

Зберігання та права доступу

Документи та файли зберігаються в структурі папок із урахуванням прав доступу. Особливості:

• Структура папок може формуватися за організаційною структурою або за типами документів.
• Для кожної папки налаштовуються права користувачів або груп на: читання, додавання, редагування, видалення.
• Права доступу залежать від видів документів, грифів, груп кореспондентів, фізичних осіб, організацій та напрямів діяльності.
• Підтримується призначення дозволів і заборон, що допомагає підтримувати політику безпеки.
• Реалізовано звіт для перевірки призначених прав, щоб уникнути небажаного доступу до конфіденційної інформації.
• Файли можна зберігати як у базі, так і на дисках підприємства.

Реєстрація вхідних та вихідних документів

Система дозволяє вести облік та реєстрацію вхідної й вихідної кореспонденції з автоматичною генерацією наскрізних реєстраційних номерів. Реєстрація відповідає державним стандартам та традиціям українського діловодства. Підтримується:

• друк штрих-кодів,
• друк реєстраційних штампів.

Процес включає:

• запуск автоматизованих бізнес-процесів розгляду документів,
• оповіщення виконавців,
• контроль термінів виконання,
• формування справ і передача закритих справ на архів або знищення,
• складання звітів по надходженню, виконанню та простроченим документам.

Облік звернень громадян

Система забезпечує:

• реєстрацію та обробку звернень громадян згідно з Законом України №393/96-ВР,
• облік дублікатів та повторних звернень,
• облік переадресації звернень між організаціями.

Для роботи зі зверненнями створено спеціальне робоче місце, де видно:

• історію листування,
• супровідні дані.

Звіти для аналізу та контролю:

• Виконання звернень громадян,
• Структура звернень за період,
• Динаміка кількості звернень,
• Список звернень громадян.

Облік договорів

Система автоматизує повний життєвий цикл договорів:

• підготовка та узгодження проектів договорів,
• облік пов’язаних документів (акти, додаткові угоди),
• контроль термінів дії,
• автоматичне продовження термінів,
• багатовалютний облік сум,
• робота з багатосторонніми договорами,
• контроль фінансових зобов’язань та супровідних документів,
• контроль повернення примірників документів,
• розірвання договору.

Реєстрація договорів здійснюється через розширену картку з реквізитами термінів дії, сум, правил оподаткування та товарною специфікацією. Звіти:

• Список укладених договорів,
• Договори з наближенням терміну дії,
• Супровідні документи за договором,
• Динаміка укладених договорів,
• Договори, що розірвані.

Сканування та автоматичне завантаження

Підтримується:

• сканування з будь-яких TWAIN-пристроїв у формати jpg, pdf, tif,
• багатосторінкові файли,
• потокове сканування з розпізнаванням штрих-кодів.

Автоматичне завантаження файлів з каталогів локальної мережі зберігає:

• оригінальні імена,
• структуру підпапок.

Файли індексуються та готові для електронного документообігу.

Електронна пошта та виконання завдань

Система дозволяє:

• надсилати та отримувати документи,
• завантажувати їх у систему,
• шукати за реквізитами та текстом листів,
• працювати з підписаними та зашифрованими файлами.

Завдання можна виконувати прямо з пошти, відповідаючи на автоматично розсилаємі повідомлення.

Перегляд, редагування та контроль версій

• Перегляд та редагування через локальні додатки.
• Робота з файлами безпосередньо на робочому столі, відстеження невиконаних завдань.
• Механізм блокування для уникнення конфліктів при одночасному редагуванні.
• Автоматичне збереження версій із зазначенням автора, дати та часу.
• Порівняння версій для doc, rtf, html, txt, odt.

Шаблони, штрихкоди та реєстраційні штампи

• Створення шаблонів документів із автоматичним заповненням реквізитів.
• Автоматичне присвоєння штрих-кодів всім документам.
• Використання штрих-кодів для швидкого пошуку та автоматичного прикріплення файлів.
• Реєстраційні штампи з назвою організації, номером, датою та штрих-кодом.

Зв’язки між документами

• Підтримка стандартних і налаштованих зв’язків: поодинокі, множинні, односторонні, двосторонні.
• Перегляд пов’язаних документів та історії листування з кореспондентами.
• Відображення ієрархії зв’язків у вигляді інформативних звітів із фільтрами.

Документи кореспондента

Листування з кореспондентом

Ієрархія зв’язків документу

Структура зв’язків документу

Резолюції та переадресування

• Можливість вказувати кілька резолюцій, формованих автоматично або вручну.
• Автори можуть бути співробітники підприємства або сторонні організації.
• Контроль виконання резолюцій та можливість їх завірення електронним підписом.
• Відстеження переадресування документів у сторонні організації та контроль термінів виконання.
• Облік передачі документів посадовим особам кореспондентів та контроль термінів повернення.

У програмі BAS Документообіг КОРП колективна робота з документами організована через автоматизовані бізнес-процеси, які забезпечують контроль виконання та зручність спільної роботи. Основні бізнес-процеси включають:

• Розгляд: документ потрапляє на розгляд керівнику, який може залишити текстову резолюцію або надіслати документ на виконання чи ознайомлення.
• Виконання: документ передається на виконання користувачам за списком, при цьому один з них може бути відповідальним виконавцем.
• Узгодження: документи потрапляють на погодження зазначеним респондентам, після чого повертаються автору для ознайомлення з результатами або повторного узгодження. Підтримуються різні типи узгодження: паралельне, послідовне, змішане.
• Затвердження: документ надходить до відповідальної особи і повертається автору для ознайомлення з результатом затвердження.
• Реєстрація: секретар присвоює реєстраційний номер, проставляє печатку та відправляє документ кореспонденту.
• Ознайомлення: документ розсилається користувачам для ознайомлення.
• Доручення: дозволяє видавати доручення співробітникам і контролювати їх виконання.
• Обробка вхідного документа: автоматизує повний цикл обробки вхідних документів – розгляд, виконання, списання в справу.
• Обробка вихідного документа: забезпечує повний цикл створення вихідного документа – погодження, затвердження, реєстрація.

Програма дозволяє призначати завдання не тільки конкретним користувачам, а й ролям. Наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі “Директор”, і завдання автоматично отримає особа, яка наразі виконує цю роль.

Для жорсткої маршрутизації можна налаштовувати шаблони маршрутів бізнес-процесів для різних видів документів, включаючи умови: наприклад, для договорів на суму понад 20 тисяч гривень – один шаблон, для інших договорів – інший. Терміни виконання бізнес-процесів контролюються за графіками роботи співробітників і можуть обчислюватися в днях, годинах та хвилинах.

Система підтримує автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом, ескалацію завдань при простроченні або настанні заданих умов, а також автоматичне завершення прострочених завдань, наприклад погодження документів.

Підтримується ієрархія бізнес-процесів та їх завдань. Підлеглі бізнес-процеси та задачі можна тимчасово зупиняти. Для підвищення дисципліни виконання передбачені додаткові умови перевірки: наприклад, заповнення обов’язкових полів картки документу або прив’язка пов’язаного документа, що підтверджує виконання завдання.

Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами
Механізм інтеграції дозволяє автоматизувати процеси, які перетинають кордони різних інформаційних баз, роблячи їх непомітними для користувачів. Наприклад, процес обробки замовлення покупця може починатися в BAS Управління торгівлею, продовжуватися в BAS Документообіг КОРП і завершуватися знову в BAS Управління торгівлею.

Програмне забезпечення BAS Документообіг КОРП забезпечує комплексну підтримку проектної діяльності підприємства. Система дозволяє вести аналітичний облік всіх даних проекту — вхідних, вихідних та внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач і завдань — у розрізі окремих проектів. Це дозволяє централізовано контролювати виконання проектів, планувати ресурси та забезпечувати прозорість всіх етапів реалізації.

У системі передбачено:

• Ведення картки проекту з усіма реквізитами та ієрархічною структурою, яка включає перелік проектних задач бізнес-процесу;
• Облік трудовитрат у розрізі проектів, що дозволяє аналізувати ефективність використання ресурсів і планувати наступні етапи робіт;
• Формування детальної звітності по проектах для керівництва та замовників, включаючи план-фактні відхилення;
• Можливість завантаження проектів з Microsoft Project через XML-файли, що забезпечує швидку інтеграцію існуючих планів;
• Роботу з планом проекту та діаграмою Ганта для наочного контролю термінів виконання.

Бізнес-процес проекту включає всі основні етапи, необхідні для ефективного управління: ініціація, планування, затвердження плану, старт проектних робіт, виконання та завершення. Система автоматично контролює строки виконання задач і дозволяє визначати пріоритети для ключових етапів проекту.

Звіти з проектної діяльності включають:

• Поточний стан проектних задач з деталізацією за виконавцями та термінами;
• Задачі, які скоро повинні початися, що допомагає планувати робоче навантаження;
• Задачі, які скоро повинні завершитися, з можливістю коригування ресурсів;
• План-факт за строками, що відображає перевищення планових термінів і допомагає запобігти затримкам;
• План-факт трудовитрат, що показує планові та фактичні трудовитрати по кожному проекту, дозволяючи аналізувати ефективність використання ресурсів і бюджетів.

Завдяки таким можливостям BAS Документообіг КОРП стає надійним інструментом для управління проектною діяльністю, забезпечує прозорість процесів та допомагає керівництву контролювати всі етапи реалізації проектів.

Система “BAS Документообіг КОРП” забезпечує повну підтримку процесів організації заходів — нарад, конференцій та інших подій. Це дозволяє значно скоротити час на підготовку, спростити підбір і сповіщення учасників, а також вести облік і контроль виконання рішень, прийнятих під час заходів. Завдяки цьому процес підготовки і проведення заходів стає прозорим та ефективним, а керівники можуть аналізувати результати та дотримання плану.

Система підтримує всі етапи організації заходів, включно з:

• Зовнішні та внутрішні заходи
• Протокольні заходи, наприклад наради, засідання, ради директорів
• Бронювання приміщень
• Підбір зручного часу проведення для всіх учасників
• Формування програми та протоколу заходу
• Прийняття рішень і контроль їх своєчасного виконання

Бізнес-процес організації заходів включає:

• Підготовка: планування учасників, місця та часу, оформлення програми, погодження участі, підготовка матеріалів і їх розсилка учасникам.
• Проведення: фіксація присутніх та відсутніх, реєстрація прийнятих рішень.
• Оформлення протоколу: підготовка, погодження та затвердження протоколу.
• Виконання рішень: контроль та моніторинг виконання рішень після заходу.

Для аналізу ефективності організації заходів в комплект поставки входить широкий набір готових звітів, серед яких:

• Які заходи були проведені за період
• Динаміка кількості заходів — зростання чи зменшення
• Час, витрачений на проведення заходів
• Найпоширеніші види заходів в організації
• Співробітники, які ігнорують заходи
• Голови та організатори, що порушують строки
• Заходи з пропущеними рішеннями
• Інші аналітичні дані для контролю та планування

Таким чином, “BAS Документообіг КОРП” дозволяє автоматизувати всі аспекти організації заходів, забезпечуючи їх ефективність, контроль і повну прозорість для керівництва.

Вікно “Поточні справи” на робочому столі відкривається автоматично при старті програми. Воно відображає підсумкову інформацію, що дозволяє користувачу швидко оцінити стан роботи та пріоритети на день. Серед основних елементів:

• Завдання користувача і підлеглих (для керівників)
• Події календаря та важливі нагадування
• Повідомлення пошти та форуму
• Заходи та актуальні документи в роботі
• Облік робочого часу
• Віджет “Відсутності”, де видно співробітників, які тимчасово відсутні в офісі або працюють дистанційно

Вікно “Мої завдання” дозволяє зручно працювати з персональними обов’язками. Інформація представлена на двох закладках:

• “Завдання мені” — показує завдання, призначені користувачу безпосередньо, через роль або делегування
• “Завдання від мене” — відображає завдання, автором яких є поточний користувач

Для зручності роботи з великою кількістю завдань передбачена можливість позначати їх прапорцями різних кольорів, що дозволяє швидко орієнтуватися у пріоритетах та стані виконання.

Таким чином, функціонал “Поточних справ” і “Моїх завдань” забезпечує ефективне планування робочого дня, контроль виконання задач та оптимізацію колективної роботи, надаючи користувачу всі необхідні інструменти для щоденної продуктивної роботи.

У BAS Документообіг КОРП електронний документ представлений як структурований набір даних, який включає реквізити та змістовну частину. Обидва ці елементи можуть бути використані для швидкого і точного пошуку конкретного документа, що дозволяє значно економити час користувача.

Система підтримує повнотекстовий пошук будь-яких даних, включаючи документи та файли, з урахуванням всіх полів картки документа. Крім цього, пошук здійснюється по вмісту версій файлів популярних форматів (наприклад, doc, rtf, txt, pdf, odt), що дає змогу знаходити необхідні дані навіть у відредагованих або оновлених файлах.

Пошуковий механізм враховує морфологію російської, української та англійської мов, забезпечуючи точний і релевантний результат для користувача. Завдяки цьому користувач може знаходити документи за будь-якими ключовими словами, фразами або реквізитами, що підвищує ефективність роботи та контроль над інформацією в організації.

Система BAS Документообіг КОРП забезпечує керівника актуальною інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяє оптимізувати роботу співробітників. Дані обліку робочого часу дають змогу відстежувати, як витрачається робочий час, і визначати ефективність виконання завдань.

У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає:

• час роботи над проектами та завданнями;
• зміст виконуваної роботи;
• відсутність на робочому місці та причини (наприклад, відпустка або робота віддалено).

На підставі цих даних можна формувати аналітичні звіти, що відображають витрати часу співробітників за видами робіт, підрозділами або періодами. Це дозволяє керівнику оцінювати продуктивність команди та приймати обґрунтовані рішення для підвищення ефективності.

Програма також підтримує загальний і персональний календарі, що дає змогу підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створювати на підставі будь-якого об’єкта програми, наприклад, задачі, документа, листа або заходу, що значно спрощує організацію робочого процесу та планування часу.

Система BAS Документообіг КОРП підтримує роботу в режимі розподіленої інформаційної бази, що дозволяє ефективно організовувати роботу віддалених користувачів та підрозділів підприємства.

Програма забезпечує зберігання документів та файлів як безпосередньо в інформаційній базі, так і на диску. Це дозволяє вибрати оптимальний варіант зберігання даних залежно від обсягів інформації, швидкості доступу та вимог безпеки.

Режим розподіленої бази гарантує узгодженість даних між підрозділами, швидкий доступ до документів і можливість організувати колективну роботу навіть при географічно розподіленій структурі підприємства.

Система BAS Документообіг КОРП забезпечує прозору інтеграцію з іншими прикладними рішеннями автоматизації бізнесу, зокрема:

• BAS ERP
• BAS Управління холдингом
• BAS Бухгалтерія

Це дозволяє починати бізнес-процес в одній системі і продовжувати його в іншій, забезпечуючи безшовний обмін даними. За аналогією можлива інтеграція і з іншими системами управління підприємством.

Додатково до комплекту поставки програми включені готові правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Вони вже підготовлені для використання та налаштування за допомогою обробки “Універсальний обмін даними у форматі XML”, що спрощує підключення нових систем та автоматизацію обміну інформацією.

Система BAS Документообіг КОРП може функціонувати як зовнішня бібліотека файлів для інших систем. Взаємодія між програмою та додатками здійснюється через веб-сервіси, що забезпечує швидкий та безпечний обмін даними.

Використання BAS Документообіг КОРП як бібліотеки файлів дозволяє:

• Приєднувати файли до об’єктів вашої інформаційної бази.
• Розвантажити інформаційну базу, перенісши збережені файли у “BAS Документообіг КОРП”.
• Забезпечити централізоване та безпечне зберігання неструктурованої інформації підприємства.
• Інтегрувати файли, пов’язані з інформаційною базою, у загальний документообіг підприємства.
• Організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків, спрощуючи управління документами.

Програма BAS Документообіг КОРП підтримує роботу з кваліфікованим електронним підписом (КЕП), що дозволяє автоматизувати процеси підписання, перевірки та обміну електронними документами. Завдяки цьому користувачі можуть виконувати всі основні дії з електронними документами без необхідності друку паперових примірників, що значно підвищує ефективність документообігу та знижує витрати часу на обробку документації.

Інтеграція з сервісом “Підпис” забезпечує прозору та надійну взаємодію між BAS Документообіг КОРП та сервісом електронного підпису, дозволяючи:

• Надсилати документи на підпис будь-якому користувачу безпосередньо з програми.
• Приймати підписані документи і автоматично зберігати їх у відповідних картках документів.
• Перевіряти підписи документів, контролюючи дійсність КЕП і відповідність юридичним вимогам.
• Автоматично формувати журнали підписання, що забезпечує прозорість і контроль процесу підписання документів.
• Працювати з підписаними документами у форматах PDF та XML, включаючи прикріплені файли, які також автоматично перевіряються та індексуються.

Використання КЕП у BAS Документообіг КОРП дозволяє реалізувати повний електронний документообіг: від створення документа, його погодження та підписання до архівування. При цьому програма підтримує відображення статусів підписання документів, повідомляючи користувачів про отримання підписаних файлів, наявність помилок або необхідність повторного підписання.

Інтеграція з сервісом “Підпис” дозволяє:

• Проводити масове підписання документів, що особливо корисно для великих організацій із значним обсягом електронної кореспонденції.
• Контролювати терміни підписання, встановлюючи правила ескалації у разі прострочення підпису документа.
• Забезпечити юридичну силу електронних документів, що підписуються КЕП, відповідно до вимог законодавства України.

Завдяки цій інтеграції всі електронні документи стають частиною централізованого документообігу підприємства, а процес підписання та обміну документами стає швидким, надійним та повністю контрольованим. Крім того, програмне забезпечення дозволяє зберігати історію підписання та доступу до документа, що створює повну прозорість і підвищує відповідальність користувачів.

Використання КЕП та інтеграція з сервісом “Підпис” у BAS Документообіг КОРП — це ефективне рішення для організацій, які прагнуть до цифровізації документообігу, скорочення паперової роботи та підвищення контролю над всіма етапами обробки електронних документів. Завдяки автоматизації процесів підписання та перевірки документів компанія може значно підвищити продуктивність співробітників і забезпечити повну відповідність нормативним вимогам, одночасно оптимізуючи роботу з юридично значущими електронними документами.