BAS Service Desk

Мобільний застосунок

Обслуговування обладнання

FMCG

Історія впровадження сервісної системи і мобільного застосунку для JACOBS

Кейс впровадження BAS Service Desk і мобільного застосунку для компанії JACOBS

Проєкт об’єднав BAS Service Desk для обліку звернень, ТО і ремонтів кавових апаратів та мобільний застосунок з режимами «Торговий агент» і «Технічний спеціаліст». Польові користувачі працюють з GPS-ідентифікацією торгових точок, зчитуванням NFC-міток обладнання, фіксацією лічильників, продажами з друком документів і оплатою; техніки — зі створенням/виконанням нарядів, списанням матеріалів та заміною агрегатів.

Ми провели обстеження процесів, сформували вимоги та реалізували сервісну систему з доопрацюваннями під обслуговування кавового обладнання: планові/позапланові роботи, списання запчастин, заміна агрегатів, сумовий облік матеріалів, а також мобільний застосунок з авторизацією, GPS-перевірками і друком чеків на портативний принтер.

Запит клієнта

Прозорий облік звернень на ремонт і планове ТО кавового обладнання.

Польова робота без паперу: маршрути, ідентифікація торгової точки, показники лічильників, продажі «в полі», приймання оплат і друк чеків.

Контроль використання матеріалів/запчастин та заміни агрегатів з прив’язкою до конкретних машин.

Консолідована звітність: по агентах, обладнанню, торгових точках і фінансовому результату.

Рішення

BAS Service Desk як ядро сервісного процесу: журнали звернень, планування, виконання, закриття, SLA.

Доопрацювання під бізнес JACOBS: списання запчастин із прив’язкою до обладнання, заміна агрегатів, сумовий облік матеріалів; методичне налаштування категорій послуг.

Мобільний застосунок Service Desk: режими «Торговий агент» і «Технічний спеціаліст»; GPS-ідентифікація точки, NFC-зчитування апарата, введення лічильників, продаж/документи, оплата й друк чеків. Авторизація користувачів, робота з портативними принтерами.

Звітність: продажі, агенти, покупці/торгові точки, обладнання, технічні спеціалісти, фінансовий результат.

Клієнт:JACOBS

Індустрія:FMCG, дистрибуція

Країна:Україна

Business Solutions

Етапи реалізації
проєкту

Проєкт почався з обстеження і моделювання процесів, далі — конфігурація BAS Service Desk, розробка мобільного застосунку, інтеграція обладнання та звітності, тестування і навчання.

< 01 >

Передпроєктне обстеження та дизайн процесів

Інтерв’ю, карта процесів сервісу, узгодження ролей, реєстр вимог і переліку доопрацювань під облік обладнання й матеріалів.

< 02 >

BAS Service Desk: налаштування та доопрацювання

Категорії послуг, журнали, статуси, форми документів; додано списання запчастин, заміну агрегатів, сумовий облік матеріалів.

< 03 >

Мобільний застосунок

Авторизація, GPS/NFC, лічильники, продажі й оплати з друком чеків, режими «агент/технік», підтримка портативних принтерів.

< 04 >

Тестування, навчання, запуск

Виправлення виявлених помилок у частині обліку одиниць/коефіцієнтів і звітів по партіях; користувацькі сценарії та передача у пром.

Досягнуті результати

Сервіс і польові операції стали прозорими: повний життєвий цикл звернень, контроль ТМЦ, валідні звіти і єдині дані по обладнанню, агентах та фінрезультатах.

< 01 >

Єдиний сервіс-процес

Звернення, планове ТО й ремонти ведуться централізовано, зі статусами і повною історією по кожній машині.

< 02 >

Контроль ТМЦ і агрегатів

Списання матеріалів та заміна вузлів прив’язані до конкретного обладнання; зменшено «сірі» втрати.

< 03 >

Польова ефективність

Агент/технік працюють за маршрутами, GPS/NFC зменшує помилки і прискорює операції, чеки/накладні друкуються на місці.

< 04 >

Валідна звітність

Консолідовані звіти по продажах, агентах, обладнанню, точках і фінрезультату; виправлені помилки у складських звітах.

< 05 >

Підвищення прозорості операцій

Уніфіковані форми документів, фільтри і відбори, коректні розрахунки в регістрах обліку.

< 06 >

Готовність до масштабування

Архітектура рішення і методичні налаштування дозволяють швидко розширювати каталоги послуг і звітність.

Ключові переваги для бізнесу

Впровадження сервісної системи та мобільного застосунку дало компанії комплексні переваги — від покращення контролю над процесами до зростання швидкості обслуговування клієнтів і прозорості управлінської звітності. Рішення дозволило об’єднати сервісну, торгову та логістичну частини в єдину операційну модель.

Прозорий сервісний процес. Усі звернення, роботи та використані матеріали фіксуються централізовано. Це дозволяє легко відстежувати історію обслуговування кожного апарата, контролювати витрати та ефективність роботи сервісних команд.
Оперативна робота польових команд. Мобільний застосунок з навігацією, фіксацією обладнання та друком документів дає можливість агентам і технікам швидко закривати звернення без паперових форм та зайвих погоджень.
Консолідована управлінська звітність. Уся інформація збирається в єдиній системі, що спрощує прийняття управлінських рішень, фінансовий контроль і планування.
Зменшення помилок та втрат. Налаштовані регістри та стандартизовані форми документів знижують ризики некоректних операцій у складському та бухгалтерському обліку.
Єдині стандарти роботи. Сервісна служба та польові команди діють за чіткими правилами та регламентами, що забезпечує стабільну якість обслуговування та спрощує масштабування системи.

Відгук клієнта

«Новий підхід дав нам повний контроль над сервісом кавового обладнання та щоденною роботою польових команд. Ми бачимо повну картину по зверненнях, витратах і продажах, можемо швидше приймати управлінські рішення. Команда працює ефективніше, а якість сервісу відчутно зросла.»

Плани на майбутнє

<01>

Розширення каталогу послуг

Деталізація категорій звернень і планових робіт для більш точного управління сервісом.

<02>

Розвиток аналітики польових даних

Створення дашбордів для контролю маршрутів, часу реакції та продуктивності команд.

<03>

Інтеграція з платіжною інфраструктурою

Спрощення приймання оплат у полі та прискорення фінансових процесів.

<04>

Посилення контролю складу

Розширення механізмів відстеження партій і автоматичної перевірки залишків для зниження ризиків і втрат.