SAF-T UA — це новий формат електронної звітності, який незабаром стане обов’язковим для великого бізнесу в Україні. Звіт подається в вигляді структурованого XML-файла, який містить усі ключові бухгалтерські та податкові дані підприємства. Мета впровадження — забезпечити прозору та стандартизовану передачу інформації до податкової служби.
Формат SAF-T розроблений Організацією економічного співробітництва та розвитку (OECD) і вже давно працює в Європі. В Україні він адаптований до місцевого законодавства, так з’явився SAF-T UA.
Що це змінює для бізнесу? Податкові органи зможуть оперативно проводити перевірки, аналізувати дані, виявляти ризики — усе без зайвих запитів і візитів. А для компаній, які ведуть діяльність прозоро, це означає менше бюрократії, менше ручної роботи й більше впевненості в разі аудиту.
Чому всі говорять про SAF-T UA у 2025 році?
SAF-T UA впровадили у 2023 році як інструмент, який ДПС може запитувати на вимогу під час перевірок. Але з 2025 року все змінюється: для великого бізнесу подання SAF-T UA стає регулярним і обов’язковим. І це лише початок. Уже з 2027 року формат може стати обов’язковим для всіх компаній — платників ПДВ, незалежно від масштабу.
Тож 2025 рік — ключова межа. Бізнес переходить на новий рівень звітності. І перше, що потрібно зробити, — адаптувати свої облікові системи під новий формат, інакше платник ризикує зіткнутися з технічними збоями, помилками в даних і штрафами.
Для чого це потрібно
Офіційна мета — зробити фінансову звітність прозорішою, зменшити тіньову економіку, спростити аудит і наблизити облік до міжнародних стандартів. SAF-T UA — це крок до повноцінної цифрової трансформації: автоматизовані перевірки, мінімум людського фактору, єдиний підхід до контролю.
Для бізнесу це водночас і виклик, і можливість. Усе залежить від того, наскільки система обліку компанії готова до нового формату і як швидко вдасться адаптуватися.
Що передбачає SAF-T UA
SAF-T (Standard Audit File for Tax) — це міжнародний формат для обміну фінансовими й податковими даними між компаніями та податковими органами. В українській версії — SAF-T UA — усе адаптовано до реалій нашого законодавства. Але суть лишається: це структурований XML-файл, який містить усе, що цікавить податкову під час перевірки.
Які саме дані включає SAF-T UA?
Усе, що зазвичай «розкидано» по різних модулях облікової системи, тепер зібрано в одному структурованому файлі:
- господарські операції та бухгалтерські проведення;
- податкові накладні;
- залишки, обороти, касові документи;
- дані про основні засоби;
- довідники контрагентів, рахунків, ПДВ тощо.
Простіше кажучи, SAF-T UA — це документ, у якому будуть зібрані всі необхідні дані з вашої системи обліку й структуровані за чітким стандартом: без зайвого, у логічному і зручному для контролю форматі.
Кого і коли це стосуватиметься
SAF-T UA — це не гіпотетична новинка «на майбутнє». Його запуск уже відбувається, просто не всі це помітили.
- 2023 рік — SAF-T UA почали впроваджувати в тестовому режимі. На цьому етапі податкова може вимагати файл під час документальних перевірок. Це ще не обов’язок, але «дзвіночок» для бізнесу: готуйтесь.
- 2025 рік — формат стане обов’язковим для великих платників податків. Якщо ваша компанія входить до відповідного переліку ДПС — відкладати вже пізно. Подання SAF-T-файлу буде частиною стандартної звітності.
- 2027 рік (попередньо) — впровадження для всіх компаній, незалежно від розміру. Так уже зробили Польща, Португалія, Литва та інші країни. Україна йде тим самим шляхом.
Отже, якщо сьогодні ви ще можете «відкласти на потім», то вже за два роки це буде частиною звичайної рутини кожного бухгалтера. І той, хто почне підготовку вчасно, виграє не лише час, а й спокій.
Чому це важливо для бізнесу
Що дає SAF-T UA бізнесу
- Прозорість і захист
Компанії, які працюють «в білу», більше не витрачатимуть ресурси на довгі перевірки. Усі дані структуровані, доступні, легко читаються. Податкова бачить, що все в порядку — і не приходить з повторними питаннями. - Менше ручної роботи
Автоматизація звітності = менше людських помилок, менше «допрацьовування в Excel» перед перевіркою, менше нервів бухгалтера. - Внутрішній аудит і контроль
Структура SAF-T допомагає побачити, де є слабкі місця в обліку. Ви самі можете зробити «репетицію перевірки» — і виявити, що не так, ще до того, як прийде податкова.
Які ризики для тих, хто не готовий
- Технічна неготовність
Не всі облікові системи вже зараз можуть сформувати SAF-T-файл у потрібному форматі. Якщо ваша — не може, а терміни вже підходять, це серйозний ризик. - Фінансові санкції
За неподання або помилки в SAF-T-файлі передбачені штрафи. Крім того, неправильні чи неповні дані — це червона ганчірка для податкової. - Втрачений час і репутація
Якщо в момент перевірки ваша система не готова — це десятки годин ручної підготовки, паніка і нерви. А ще — імідж ненадійного партнера в очах контролюючих органів.
З чого почати підготовку до SAF-T UA
Добра новина: перейти на SAF-T UA можна поетапно. Але починати варто вже зараз — аби не стикнутись із форс-мажором у 2025-му.
1. Перевірте свою облікову систему
Чи підтримує вона формування SAF-T-файлів у форматі XML? Чи є відповідне оновлення або модуль? Якщо ні, зверніться до свого постачальника ПЗ або інтегратора.
2. Переконайтесь, що дані зберігаються коректно
SAF-T охоплює не лише бухоблік, а й податкові накладні, касу, основні засоби, контрагентів. Уся ця інформація має бути в базі, актуальна та повна.
3. Оберіть сервіс або рішення з підтримкою SAF-T UA
На ринку вже з’явились продукти, які спрощують підготовку та валідацію SAF-T-файлів. Деякі ERP-системи мають інтегровану підтримку, інші — потребують зовнішніх модулів.
4. Проведіть тестові формування і валідацію
Спробуйте сформувати SAF-T-файл уже зараз. Проганяйте його через валідацію — існують безкоштовні онлайн-сервіси та рекомендації від ДПС. Важливо не просто згенерувати файл, а зробити це правильно.
5. Залучіть фахівців
Консультація з інтегратором або бухгалтером, який має досвід цифровізації обліку, заощадить вам час і нерви. Не варто чекати перших перевірок, щоб дізнатися про проблеми.
Чому SAF-T UA — це не технічна дрібниця?
SAF-T UA — це не просто ще один формат звітності. Це зміна філософії податкового контролю: автоматизація, прозорість, стандартизація. І вона торкнеться кожного бізнесу — питання лише в часі.
Ті, хто почне підготовку вже зараз, отримають перевагу — менше стресу, більше контролю над обліком і спокій на випадок перевірки. А от затягування може обернутись штрафами, форс-мажорами й терміновими доопрацюваннями.
Якщо ваша компанія ще не впевнена, з чого почати адаптацію, варто звернутись до фахівців. Команда WeCode допомагає бізнесу адаптувати облік до вимог SAF-T UA, налаштовує автоматичне формування звітності та проводить валідацію структури SAF-T-файлів. Консультація зараз — це спокій і безпечна звітність у майбутньому.
