Подписать договор без принтера, почты и личной встречи еще недавно это казалось исключением. Сегодня это привычная практика для компаний, которые ценят скорость, контроль и гибкость. Электронная подпись в компании не является опцией — это инструмент, без которого сложно представить эффективный внутренний документооборот.
После пандемии, перехода на отдаленную работу и общего тренда по цифровизации внутренний документооборот с КЭП стал новой нормой:
- документы согласовываются через часы, а не дни;
- доступ к подписанию с ноутбука, офиса или смартфона;
- исчезает потребность в физических архивах;
- все действия обладают юридической силой.
В этой статье собрали все, что следует знать бизнесу об электронной подписи: какие типы подписей существуют, чем отличается КЭП от внедрения ЭЦП, как настроить подпись в BAS или CRM, что важно учесть ФЛП и ООО, а также как это работает на практике. Без теории ради теории только то, что действительно помогает работать быстрее, безопаснее и без лишнего бумажного хаоса.
Типы электронной подписи: что нужно знать бизнесу
На практике бизнес использует три основных типа подписей: простую электронную подпись (ЭП), электронную цифровую подпись (ЭЦП) и квалифицированную электронную подпись (КЭП). Разница между ними – в уровне защиты и юридической силе.
Простые электронные подписи (ЭП)
Это может быть даже имя, введенное в системе, или подтверждение действия через логин/пароль. Хорошо подходит для внутренних, неформальных согласований, но не имеет полноценной юридической силы.
ЭЦП (электронная цифровая подпись)
Распространённый вариант с базовым уровнем защиты. Его используют в некоторых сервисах, но после 2022 г. в Украине он фактически полностью вытеснен КЭП, поскольку не отвечает новым требованиям законодательства.
КЭП (квалифицированная электронная подпись)
Это единственный вид подписи, который в Украине приравнивается к собственноручной по закону. Его можно использовать для подписания:
- договоров и актов;
- внутренних приказов и отчетов;
- переписка с госорганами;
- бухгалтерских и денежных документов.
Получить КЭП могут как ООО, так и ФЛП. Для этого следует обратиться в один из Аккредитованных центров сертификации ключей (АЦСК), например, ЦСК «Украина». Хранить КЭП можно на флешке, токене или в облачном сервисе – в зависимости от того, что удобнее для вашего процесса.
Как интегрировать электронную подпись во внутренний документооборот с КЭП
Получить КЭП – это только первый шаг. Чтобы электронная подпись действительно упрощала жизнь, ее нужно интегрировать в повседневную работу компании: так, чтобы подписание документов происходило быстро, без лишних действий и без беготни между отделами. Вот как это работает на практике.
Встраиваем КЭП в бухгалтерию и учет (BAS)
BAS Документооборот КОРП, BAS ERP, BAS Бухгалтерия или другие учетные системы благодаря Сервису «Подпись» позволяют накладывать КЭП непосредственно в интерфейсе: например, на счета, акты выполненных работ, налоговые документы. Подписанные файлы автоматически отправляются контрагентам через интеграцию с сервисами типа M.E.Doc или Вчасно.
Подключаем электронную подпись в CRM или ERP
Если ваша команда работает с CRM (Creatio, Zoho и т.д.), подпись может быть интегрирована в процесс продаж или согласования сделок. Когда коммерческое предложение или договор готовы, они автоматически подтягиваются по шаблону, подписываются КЭП и отправляются клиенту без выхода из системы. Менеджеры не тратят время на рутину – все оформляется в несколько кликов.
Организуем удобное хранение
После подписания документ должен храниться в надежном месте, а не находиться у кого-либо в компьютере. В зависимости от системы, архив может быть:
- в облачном сервисе;
- на сервере компании;
- или прямо в CRM/ERP — прикрепленный к сделке, клиенту или заданию.
Это гарантирует контроль доступа, актуальность версий и быстрый поиск.
Обеспечиваем безопасность и юридическую силу
КЭП имеет полную юридическую силу, если издан через аккредитованный центр сертификации (АЦСК). Все действия подписчика фиксируются, документ невозможно изменить после подписи, и система четко показывает, кто именно подписал и когда.
Электронная подпись — примеры использования: как компании внедряют КЭП на практике
- ООО «Омега»: сэкономлено 3 дня на согласование внутренних документов
Производственная компания с 200+ работниками обратилась к нам из-за постоянных задержек с согласованием приказов и служебных записок. Часть руководителей работала удаленно и документы просто «зависали» в почте.
Решение:
Ввели КЭП с маршрутом согласования в BAS Документооборот.
Результат:
Время согласования документов сократилось в среднем с 3 до 8 часов. Все подписчики имеют удобный доступ даже с телефона.
- ЧП «Реклама+»: дистанционная работа без компромиссов
Небольшое агентство с 12 сотрудниками перешло на отдаленный формат и предстало перед трудностями в подписании договоров с клиентами и актов выполненных работ.
Решение:
Подключили КЭП через облачную АЦСК, интегрировали подпись в Google Workspace и M.E.Doc.
Результат:
Все документы подписываются в один день, агентство отказалось от курьеров и принтера полностью. Клиенты тоже могут подписывать КЭП дистанционно.
Ритейлер «Сфера»: контроль и скорость в договорной работе
Сеть из 16 магазинов имела сложную систему договоров с поставщиками. Согласование каждого контракта проходило через 5 звеньев и продолжалось до недели.
Решение:
Автоматизировали формирование договоров в CRM, подключили КЭП для руководителей филиалов, создали единственное облачное хранилище подписанных документов.
Результат:
Соглашение сократилось втрое, доступ к договорам стал возможен с любой точки. Все действия с подписью фиксируются и юристы контролируют процесс в одном окне.
FAQ
Имеет ли КЭП юридическую силу?
Да. Квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная через аккредитованный центр сертификации (АЦСК), приравнивается к собственноручной подписи. Его можно использовать для договоров, приказов, отчетов и документооборота с госорганами.
Можно ли подписывать КЭП внутренние документы, такие как приказы или заявки?
Да. Это одна из самых эффективных сфер применения КЭП, особенно в компаниях с большим количеством внутреннего согласования. Подпись имеет юридическую силу, даже если все стороны – сотрудники одной компании.
Могут ли ФЛП получить КЭП?
Да. КЭП могут получить как юридические лица (ООО), так и физические лица-предприниматели. Это позволяет вести отчетность, подписывать договоры, выставлять счета и т.п.
Можно ли интегрировать подпись в CRM?
Да. Мы внедряем электронную подпись в BAS, CRM-системы, ERP и платформы документооборота. Это позволяет автоматизировать процесс подписания документов и сохранять всю историю в единой системе.
Как мы в WeCode помогаем внедрить электронную подпись в бизнесе
Мы в WeCode подходим к автоматизации подписи как части общего процесса цифровизации. Наша цель – не просто подключить КЭП, а сделать так, чтобы документооборот работал быстрее, надежнее и без лишней рутины.
Что мы делаем:
- анализируем ваши бизнес-процессы;
- помогаем получить КЭП в надежном АЦСК;
- интегрируем подпись в BAS, CRM, ERP или другие системы;
- настраиваем хранение, маршруты согласования и безопасный доступ;
- сопровождаем запуск и обучение команды.
Есть вопросы или хотите узнать, как настроить электронную подпись именно в вашей компании? Мы будем рады проконсультировать – просто оставьте заявку на сайте.
