BAS Бухгалтерія КОРП
BAS. Модуль обліку акцизного палива
Інтеграція ND
Автоматизація обліку пального
Комплексна автоматизація обліку пального та інтеграцій ND у мережі GO GROUP OIL
Єдина цифрова система обліку та звітності для паливного бізнесу
Компанія We.Code виконала для паливного оператора GO GROUP OIL масштабне впровадження на базі BAS Бухгалтерія КОРП і BAS. Модуль обліку акцизного палива, спрямоване на повну цифрову інтеграцію процесів з системами ND iSB, ND Card і ND Cupon.
Запит клієнта
Паливна компанія GO GROUP OIL, що об’єднує мережу автозаправних комплексів і логістичних об’єктів, звернулася із завданням створити єдину цифрову платформу обліку палива, яка б синхронізувала дані між BAS і зовнішніми системами ND. Основною метою було забезпечити повний контроль руху палива, талонів і карток у розрізі контрагентів, складів і видів оплат, а також автоматизувати формування довідки про зведені за добу облікові дані відповідно до вимог акцизного обліку. Клієнт прагнув усунути дублювання даних, мінімізувати ручне звіряння реалізацій та помилки під час побудови звітності. Важливою вимогою також стала інтеграція з ЄРАН, FREDO Звіт та M.E.Doc для електронного подання документів. Рішення мало створити єдиний інформаційний контур для бухгалтерії, ІТ-служби та операційних команд АЗС. Раніше процес складався з кількох окремих систем — ND iSB (торгівля), ND Card (платіжні картки), ND Cupon (талонна програма), що призводило до розрізненості даних і складності контролю акцизу.
Рішення
Компанія We.Code створила рішення на базі BAS Бухгалтерія КОРП і BAS. Модуль обліку акцизного палива, що об’єднало всі процеси обліку пального в єдиній системі. Основний акцент зроблено на інтеграціях із зовнішніми платформами ND iSB, ND Card і ND Cupon. Система автоматично обмінюється даними про продажі, платіжні картки, талони та залишки пального, формує документи реалізації й довідки для акцизного звіту. Ключовим результатом стало впровадження автоматичного формування добових довідок у форматі XML для подання в ЄРАН, а також створення наскрізного процесу — від операцій на АЗС до бухгалтерського та податкового обліку без ручного втручання.
Етапи реалізації
проєкту
Проєкт охопив повний цикл впровадження BAS для паливного бізнесу: від обстеження процесів і моделювання інтеграцій ND до автоматизації звітності, навчання користувачів та запуску у промислову експлуатацію.
< 01 >
Передпроєктне обстеження та аудит процесів
Команда We.Code дослідила, як взаємодіють системи ND iSB, ND Card і ND Cupon, виявила дублювання даних і “сірі зони” в обліку пального.
Було проведено аудит звітності, аналіз API-інтерфейсів, регламентів та схем документообігу між підсистемами.
На основі цього сформовано технічну концепцію інтеграцій і вимоги до нового єдиного середовища BAS.
< 02 >
Моделювання архітектури системи BAS
Визначено ключові об’єкти обміну — продажі, оплати, талони, картки, залишки.
Для кожного процесу описано маршрут даних: від джерела ND до фінансового результату в BAS.
Розроблено регістри відповідностей, що стали основою коректного відображення операцій у бухгалтерському й податковому обліку.
Це забезпечило стабільність інтеграцій та прозорість усіх рухів пального.
< 03 >
Розробка інтеграційного модуля ND iSB
Система автоматично завантажує звіти про роздрібні продажі, номенклатуру, склади й види оплат.
При цьому створюються документи реалізації та відображаються рухи по ПДВ і запасах.
Розроблено механізм вивантаження даних із BAS назад у ND — надходження товарів і ціни номенклатури.
Цей обмін став основою синхронізації товарного обліку й забезпечив точність аналітики по кожній АЗС.
< 04 >
Створення платіжної підсистеми ND Card
Він охоплює весь цикл роботи з корпоративними картками — від поповнення до погашення.
Розроблено довідники карткових рахунків, утримувачів, овердрафтів і документів «Погашення» та «Реалізація».
Система автоматично завантажує транзакції з ND Card, виконує перерахунок фактичної густини палива при 15°C і формує акцизні обсяги.
Це забезпечило прозорість клієнтських розрахунків і мінімізувало ручну роботу бухгалтерії.
< 05 >
Впровадження обліку талонної системи ND Cupon
Розроблено довідники емітентів, статусів і мереж забезпечення, а також документи «Реалізація талонів» і «Погашення по талонах».
Усі операції відображаються у бухгалтерському обліку із зарахуванням на забалансові рахунки.
Передбачено аналітичні звіти щодо обігу та статусів талонів, що забезпечило повний контроль за рухом палива у безготівковому форматі.
< 06 >
Автоматизація формування добових акцизних довідок
Дані збираються з ND iSB по резервуарах, пістолетах і ПРК із розрахунком фактичних і приведених літрів.
Система формує XML-файли для подання у ЄРАН через сервіси FREDO чи M.E.Doc.
Цей етап дозволив повністю виключити ручне створення звітів і забезпечив 100% відповідність акцизному законодавству.
< 07 >
Тестування, навчання користувачів і супровід
Бухгалтери, аналітики й оператори АЗС пройшли навчальні сесії з роботи в оновленому середовищі BAS.
We.Code підготувала покрокові інструкції та методичні матеріали для щоденної експлуатації.
Етап завершився дослідною експлуатацією і переходом на стабільний супровід системи.
< 08 >
Запуск у промислову експлуатацію
GO GROUP OIL отримала єдину інформаційну платформу для всіх процесів: продажі, картки, талони, акциз, бухгалтерія.
Регламентна звітність тепер формується автоматично, а дані з АЗС оновлюються в реальному часі.
Рішення стало основою подальшої цифрової трансформації бізнесу та підготовкою до впровадження BI-аналітики й електронного документообігу.
Досягнуті результати
Впровадження BAS і інтеграцій ND забезпечило GO GROUP OIL повну цифрову прозорість руху палива, автоматичне формування акцизних звітів і централізований контроль за всіма АЗС у режимі реального часу.
< 01 >
Єдина цифрова платформа обліку палива
Усі дані про продажі, талони, картки та запаси оновлюються автоматично, забезпечуючи повну синхронізацію між АЗС і головним офісом.
Це усунуло розрізненість даних та мінімізувало людський фактор.
< 02 >
Автоматичне формування акцизних довідок
Дані формуються у форматі XML для подання в ЄРАН через сервіси FREDO чи M.E.Doc.
Процес став повністю безручним, що усунуло затримки та зменшило ризик штрафів при податкових перевірках.
< 03 >
Інтеграція з ND iSB, ND Card і ND Cupon
Дані формуються у форматі XML для подання в ЄРАН через сервіси FREDO чи M.E.Doc.
Процес став повністю безручним, що усунуло затримки та зменшило ризик штрафів при податкових перевірках.
< 04 >
Оптимізація бухгалтерського та податкового обліку
Система формує всі необхідні бухгалтерські та податкові документи — надходження, реалізації, переміщення, довідки.
Це забезпечило високу точність звітності, скоротило ручну роботу та прискорило місячне закриття періоду.
< 05 >
Контроль реалізацій і взаєморозрахунків
Кожна транзакція по картках і талонах автоматично зв’язується з відповідним документом у BAS.
Керівництво має оперативну аналітику по клієнтах, об’ємах продажів і фактичному прибутку.
< 06 >
Скорочення витрат і підвищення ефективності
Швидкість формування звітів зросла у кілька разів, а ризики помилок при обліку акцизу — практично зникли.
Рішення стало основою подальшої цифрової трансформації компанії.
Ключові переваги для бізнесу
Впровадження рішення на базі BAS Бухгалтерія КОРП і Модуля обліку акцизного палива дало компанії GO GROUP OIL комплексний ефект — від автоматизації обліку до підвищення прозорості операцій на рівні всієї мережі.
Система об’єднала бухгалтерію, логістику, ІТ-підрозділ та операційні служби в єдиному інформаційному середовищі, де всі процеси — від продажу пального до формування звітності — виконуються автоматично.
Рішення скоротило трудомісткість операцій, мінімізувало ризики помилок, прискорило закриття періоду й дало керівництву інструменти аналітики у реальному часі.
- Єдиний інформаційний контур для АЗС, бухгалтерії та операційного відділу — без дублювання даних і ручного введення.
- Автоматичне формування акцизних звітів (ЄРАН, XML, FREDO, M.E.Doc) із повною відповідністю законодавству.
- Двостороння інтеграція з ND iSB, ND Card і ND Cupon, що забезпечує оперативну актуалізацію даних про продажі, залишки та платежі.
- Скорочення часу на облік і звіряння на 40–50% завдяки автоматизації документів і довідок.
- Аналітика в реальному часі для контролю фінансів, залишків і клієнтських розрахунків.
- Підвищення фінансової дисципліни та прозорості завдяки цифровому контролю руху палива й безготівкових операцій.
Відгук клієнта
«Впровадження рішення від We.Code дало нам можливість перейти на повністю автоматизований облік пального й інтегрувати всі наші ND-системи в єдину платформу BAS.
Тепер звітність формується без участі користувача, усі дані оновлюються автоматично, а ризик помилок практично зник.
Ми отримали прозору картину по всій мережі АЗС — від реалізації до акцизного звіту — і значно спростили роботу бухгалтерії та ІТ-служби.»
Плани на майбутнє
<01>
Впровадження BI-аналітики
Наступним кроком стане розгортання системи бізнес-аналітики для моніторингу показників у режимі реального часу.
Керівництво зможе відстежувати прибутковість АЗС, рентабельність напрямів, динаміку продажів і залишків пального на єдиній інтерактивній панелі.
<02>
Автоматизація документообігу з постачальниками
Компанія планує інтеграцію BAS із системами електронного документообігу, щоб забезпечити повний цикл — від замовлення пального до оплати рахунків і підписання актів.
Це прискорить узгодження документів і зменшить адміністративне навантаження.
<03>
Розширення інтеграції з ND-платформами
Передбачається подальший розвиток інтеграційного контуру з ND: додавання нових обмінів для логістики, залишків у резервуарах і контролю відпуску.
Це дозволить підвищити точність аналітики та зменшити ручне коригування операцій.
<04>
Підключення мобільного застосунку Service Desk
У планах — запровадження мобільного застосунку We.Code Service Desk для управління зверненнями та технічним обслуговуванням обладнання на АЗС.
Це забезпечить швидкий контроль робіт, фіксацію виконання та підвищення рівня сервісу на місцях.