Сучасний бізнес працює в умовах постійних змін — законодавчих, технологічних, організаційних. Компанії масштабуються, а звичні облікові системи залишаються на рівні минулих вимог. Це призводить до затримок у роботі, складнощів із даними, високих операційних витрат і зниження контролю.
Керівник, який вчасно ініціює оновлення облікової системи й планує перехід на BAS, не просто оптимізує роботу — він захищає компанію від простоїв, втрат і хаосу в аналітиці. Правильна міграція на BAS дає можливість масштабувати бізнес, підвищити прозорість управління та контролювати витрати.
Насамперед успіх залежить від підготовки до впровадження BAS: аналіз процесів, аудит інфраструктури, оцінка даних, бюджетування — пропуск будь-якого кроку може дорого коштувати. Нижче — детальний план, який допоможе керівнику взяти ситуацію під контроль і зробити перехід передбачуваним і безболісним.
Чому робота на застарілій системі — стратегічний ризик
Підтримка старих програм часто перетворюється на щоденну боротьбу: помилки, технічні обмеження, ручні операції. Це системний бар’єр для розвитку бізнесу. Основні ризики застарілих облікових систем:
- Вразливість даних. Застарілі рішення не забезпечують сучасного рівня захисту, що збільшує ймовірність викривлення або втрати критичної інформації.
- Відсутність гарантованої підтримки змін законодавства. Кожна нова вимога — додаткові витрати й ручні модифікації з підвищеним ризиком помилок.
- Накопичення прихованих витрат. Тимчасові рішення, кастомні «латки», паралельне ведення Excel — усе це дорого для бюджету та шкідливо для дисципліни обліку.
- Обмеження масштабування. Розвиток філій, запуск нових продуктів або складніші моделі управлінського обліку потребують того, чого стара платформа фізично не може забезпечити.
Етап 1 — Інвентаризація бізнес-процесів
Перш ніж розпочати перехід на BAS, важливо зрозуміти поточну модель роботи компанії: як формуються дані, де вони рухаються, хто ними користується і де виникають втрати часу або помилки. Без цього навіть найкраще рішення не забезпечить очікуваного ефекту.
Інвентаризація включає такі дії:
- Аналіз фактичної моделі обліку. Визначення, як саме ведеться фінансовий, складський, виробничий та інші види обліку на практиці, а не лише «за правилами».
- Виявлення «вузьких місць». Де виникають затримки, дублювання функцій, ручні операції — усе це надалі може стати критичним під час міграції.
- Фіксація нестандартних доробок у старій системі. Потрібно заздалегідь зрозуміти, чи вони справді потрібні бізнесу, або це «пластирі» на недоліки застарілої моделі.
- Визначення критичних точок даних для перенесення. Наприклад: довідники контрагентів, номенклатура, залишки, історичні дані по операціях. Небажані елементи краще одразу винести в архів.
Результатом етапу має стати документована карта процесів і вимог до даних, яка стане основою для технічного проєкту впровадження BAS.
Етап 2 — Оцінка готовності компанії до переходу
Навіть правильно вибрана система не запрацює ефективно, якщо компанія технічно або організаційно не готова до змін. На цьому етапі визначається рівень зрілості інфраструктури, даних і команди.
Аудит ІТ-інфраструктури
Стара програма може працювати на мінімальних ресурсах, але впровадження BAS ERP або комплексних рішень потребує іншого рівня продуктивності.
Ключові питання:
- Чи вистачає потужності серверів / хмарного середовища?
- Чи забезпечено швидкий доступ для всіх підрозділів і філій?
- Чи наявні резервування даних і захист від збоїв?
Оцінка даних та їх якості
За роки роботи накопичуються дублікати, помилки, «зайві» довідники, застарілі угоди. Вони становлять ризики для міграції даних BAS і можуть заблокувати запуск системи.
Що аналізують: точність і повноту даних, однозначність аналітики, актуальність довідників, історичну глибину.
Готовність персоналу
Підготовка персоналу — одна з найкращих інвестицій під час оновлення облікової системи. Спротив змінам часто є найбільшою загрозою впровадженню. Потрібно відразу визначити: які підрозділи мають найбільше залежностей у щоденних операціях, хто з працівників потребує розширеного навчання, хто може стати внутрішнім «послом змін» та підтримати колег.
Етап 3 — Бюджетування переходу на BAS
Фінансове планування — один із ключових факторів успішної міграції на BAS. Неповний або некоректний бюджет призводить до затримок, зниження якості проєкту чи необхідності скорочувати функціональність. Бюджет переходу зазвичай складається з кількох основних статей:
| Стаття витрат | Що включає | Коментар |
| Ліцензії BAS | Кількість користувачів, додаткові модулі | Вибір залежить від масштабу та моделі управління |
| Впровадження та налаштування | Аналіз, конфігурація, тестування | Сильна залежність від складності процесів |
| Міграція даних BAS | Перенесення історичних даних, довідників, залишків | Чим більше хаосу в старій системі — тим дорожче |
| Інтеграції | Підключення CRM, WMS, POS, банків тощо | Часто недооцінюється у початкових кошторисах |
| Навчання персоналу | Тренінги, інструкції, адаптація | Впливає на швидкість запуску |
| Супровід | Техпідтримка після старту | Важливо закласти на перші 3–6 місяців |
Правильне бюджетування залежить від типу бізнесу:
- Малий бізнес — оптимальний мінімальний функціонал, швидкий старт, зосередження на критичних процесах.
- Середній бізнес — більше інтеграцій і складніша аналітика, відповідно бюджет вищий.
- Великий бізнес — багатофілійність, багаторівнева управлінська модель, впровадження BAS ERP у кілька етапів.
Основне правило: бюджет має враховувати не лише початковий запуск, а й розвиток системи протягом перших років.
Етап 4 — Вибір відповідного BAS-рішення
Є різні типи рішень, і кожне покриває свої бізнес-потреби. Вибір модуля напряму впливає на функціональність і масштаб майбутньої системи.
| Продукт BAS | Коли підходить | Особливості |
| BAS Бухгалтерія | Невеликі компанії, стандартний бухгалтерський облік | Мінімум кастомізації, швидкий перехід зі старих систем |
| BAS Комплексне управління підприємством | Середній бізнес із широкими процесами | Підтримка бухгалтерського, складського, торгового обліку |
| BAS ERP | Великі підприємства з багаторівневою структурою та складним виробництвом | Управління ресурсами, виробництво, бюджетування, SCM, HRM |
Що важливо під час вибору партнера-інтегратора:
- досвід реалізації проєктів у вашій галузі;
- підтверджені сертифікації;
- наявність тестового середовища та методології запуску;
- прозора система комунікації й управління змінами;
- технічний аудит перед початком робіт.
Етап 5 — Міграція даних: правила та контрольні точки
Під час переходу зі старих систем часто виявляється, що якість даних визначає успіх проєкту більше, ніж сам функціонал BAS. Тому контроль даних має бути окремим напрямком.
Що переносять у першу чергу:
- довідники (контрагенти, номенклатура);
- залишки за рахунками;
- відкриті документи та незакриті операції;
- історично значимі дані для аналітики.
Що краще винести в архів:
- закриті періоди без бізнес-потреби в аналізі;
- дублікати та дані з помилками;
- тимчасові довідники, створені «для разового використання».
Ключові контрольні точки:
- Дані перевіряються у тестовому середовищі перед кожним етапом запуску.
- Усі відхилення фіксуються і усуваються до переходу в продуктив.
- Визначається відповідальний за якість даних зі сторони компанії.
Типові помилки керівників під час переходу
Навіть добре підготовлений проєкт може зіткнутися з труднощами, якщо управлінські рішення на старті були поспішними. Нижче наведено найчастіші помилки, які ускладнюють перехід на BAS і збільшують тривалість міграції. Основні ризикові управлінські рішення:
- Поспіх у виборі рішення.
Вибір системи без аналізу бізнес-процесів призводить до переробок уже в ході впровадження. - Відсутність моделювання процесів до старту проєкту.
Команди часто намагаються «перенести» стару модель у нову систему, замість оптимізувати її. - Переоцінка можливостей старої програми.
Спроби продовжити її використання паралельно можуть створити плутанину та збої в даних. - Недооцінка навчання персоналу.
Навіть правильне рішення не працюватиме, якщо команда не вміє ним користуватися. - Відсутність внутрішнього проєктного менеджера.
Без координатора зі сторони компанії сповільнюється комунікація, зростає кількість непорозумінь.
Покроковий чек-лист готовності до переходу на BAS
Чек-лист — основа контрольованого й передбачуваного переходу на нову облікову платформу. Для зручності усі заходи згруповано за напрямами.
1) Бізнес-процеси
- Описати поточні процеси у фінансах, складському обліку, виробництві тощо.
- Виділити найбільш проблемні ділянки.
- Визначити, що потрібно оптимізувати перед запуском системи.
- Зафіксувати нестандартні доробки, що потребують заміни або відмови.
2) Дані
- Провести аудит якості даних: позбутися дублікатів, помилкових записів.
- Погодити з командою список даних, які переносяться обов’язково.
- Визначити правила архівації історичної інформації.
- Призначити відповідальних за перевірку точності даних.
3) Технічна інфраструктура
- Перевірити готовність серверів / хмарного середовища.
- Забезпечити безпечний доступ для всіх філій і підрозділів.
- Налаштувати системи резервування та моніторингу.
- Підготувати тестовий контур для перевірки налаштувань.
4) Персонал
- Провести оцінку компетенцій та потреб у навчанні.
- Сформувати групу «користувачів-лідерів» для підтримки колег.
- Спланувати навчання з прив’язкою до часових етапів проєкту.
- Забезпечити доступ до інструкцій і матеріалів «гарячої підтримки».
5) Управління проєктом
- Призначити внутрішнього керівника та команду проєкту.
- Визначити ясні строки, відповідальність і критерії успіху.
- Регулярно контролювати виконання плану переходу.
- Забезпечити комунікацію змін для всіх співробітників.
Підтримка WeCode у переході на BAS
Перехід зі старої облікової програми на сучасну платформу BAS потребує чіткої методології, технічної експертизи та управлінського контролю.
Компанія WeCode допомагає бізнесу пройти цей шлях упевнено:
- аудит готовності до впровадження BAS;
- консалтинг і оптимізація процесів;
- проектування, розробка та інтеграція;
- впровадження та міграція даних BAS;
- технічний супровід після запуску.
Замовляйте оцінку проєкту або консультацію щодо вибору оптимального рішення BAS.
