Логістика
Автоматизація бізнес-процесів
Управління персоналом
Інтеграція систем
Електронний документообіг та інтеграція BAS
у міжнародній логістичній компанії Zammler Group
Розвиток BAS Управління торгівлею та BAS Бухгалтерія КОРП, інтеграція з ЕДО WhiteDoc у Zammler Group
Запит клієнта
У холдингу працюють окремі контури оперативного та регламентованого обліку. Документообіг частково паперовий і розподілений між підрозділами, що спричиняє затримки погоджень і ручні перенесення даних. Бізнесу потрібні: прозорий е-документообіг із юридичним підписом, стандартизовані шаблони та надійні обміни між BAS і WhiteDoc без дублювання і помилок.
Рішення
WE.CODE виконала передпроєктне обстеження, сформувала концепцію ЕДО та план-графік робіт. Рішення не передбачає заміни систем: ми допрацьовуємо чинні BAS УТ і БухКОРП, налаштовуємо інтеграцію з WhiteDoc, уніфікуємо НСІ, вводимо шаблони/маршрути документів і подієві обміни (створення/зміна статусу/підписання) з рознесенням відповідальностей.
Етапи реалізації
проєкту
Від аналізу процесів та архітектури до погодженої концепції ЕДО, плану-графіка й старту допрацювань у BAS та інтеграції з WhiteDoc — поетапно, з чіткими ролями й контрольними точками.
< 01 >
Аналіз процесів
< 02 >
Концепція е-документообігу та інтеграцій
< 03 >
Стандарти, шаблони, НСІ та безпека
< 04 >
План-графік і старт робіт
Досягнуті результати
За підсумками аналізу та старту впровадження — узгоджена архітектура ЕДО, стандарти й шаблони, запущені пілотні обміни з WhiteDoc, підготовлений масштабований план розгортання по підрозділах.
< 01 >
Узгоджена модель ЕДО без «перезбирання» систем
< 02 >
Автоматизація акцизу
< 03 >
Стандартизовані шаблони й маршрути
< 04 >
Обміни BAS ↔ WhiteDoc, подієвий підхід
< 05 >
Юридична значущість і аудит
< 06 >
Готовність до масштабування
Ключові переваги для бізнесу
Рішення фокусується на реальній операційній вигоді без заміни наявних систем. Ми розвиваємо існуючі BAS УТ і БухКОРП, вводимо юридично значущий ЕДО та стандарти процесів. Це знижує вартість змін і пришвидшує окупність.
- Єдина «вісь» документообігу: договори, акти, рахунки, заяви та накази проходять уніфіковані маршрути з контрольними статусами та строками.
- Менше ручних дій: подієві обміни BAS ↔ WhiteDoc прибирають «копіпасти», помилки й втрати версій; статуси синхронізовані автоматично.
- Швидші погодження, менше простоїв: стандарти шаблонів і маршрутизації скорочують час циклу; для «вузьких місць» визначено резервні гілки й ескалацію.
- Юридична сила та комплаєнс: електронні підписи, журнал подій, архів і політики доступу формують доказову базу для аудитів і спорів.
- Безпека та розмежування доступів: ролі, матриці доступів і політики зберігання/видалення відповідають внутрішнім регламентам; чутливі документи ізольовано.
- Прозорість і контроль: керівники бачать завантаженість і «висячі» документи; SLA доступні в дашбордах BAS/WhiteDoc (в рамках впроваджених звітів).
- Мінімум змін для користувачів: працюємо з їхніми звичними BAS-формами; WhiteDoc додає лише крок підписання/погодження, що знижує бар’єр прийняття.
- Масштабована архітектура: сценарії підключаються поетапно; спочатку договори/акти, далі — заявки/накази, із повторним використанням конекторів і правил.
Відгук клієнта
«Ми не хотіли «перезбирати» системи з нуля. Рішення WE.CODE дозволяє розвивати наші програми BAS і отримати юридично значущий е-документообіг. Пілоти вже показали, що погодження стали швидшими, а ручних перенесень — менше.»
Плани на майбутнє
<01>
Розширення переліку документів
Підключення наступних типів (замовлення, видаткові, внутрішні накази), уніфікація полів і ролей, підсилення контролів на критичних етапах.
<02>
Масштабування по підрозділах
Поступове розгортання ЕДО за погодженим планом-графіком, з урахуванням специфіки кожної локації та SLA.
<03>
Управління змінними та навчання
Регулярні мікро-тренінги, оновлення інструкцій, збір зворотного зв’язку, корекція маршрутів і шаблонів за результатами пілотів.
<04>
Звітність і контроль строків
Розвиток стандартних звітів про статуси документів, «зависання», порушення строків і завантаженість погоджувачів у BAS/WhiteDoc.