Логістика
Автоматизація бізнес-процесів
Управління персоналом
Інтеграція систем
Электронный документооборот и интеграция BAS
в международном логистическом холдинге Zammler Group
Развитие BAS Управление торговлей и BAS Бухгалтерии КОРП и интеграция с ЭДО WhiteDoc в Zammler Group
Запрос клиента
В холдинге действуют отдельные контуры оперативного и регламентированного учета. Документооборот частично бумажный и распределен между филиалами, что приводит к задержкам согласований и ручному переносу данных. Клиенту требовалось решение для прозрачного электронного документооборота с юридической силой, шаблонами, контролем маршрутов и надежными обменами между BAS и WhiteDoc без дублирования информации и ошибок.
Решение
WE.CODE выполнила полное предпроектное обследование и подготовила концепцию ЭДО и детальный план-график работ. Проект не предусматривает замену систем — мы развиваем действующие BAS УТ и БухКОРП, настраиваем интеграцию с WhiteDoc, унифицируем справочники, создаем шаблоны и маршруты документов, а также реализуем событийные обмены (создание, изменение, подписание) с разграничением ролей и ответственности.
Етапи реалізації
проєкту
От анализа текущих процессов и архитектуры до согласованной концепции ЭДО, плана-графика и старта доработок BAS и интеграции с WhiteDoc — поэтапно, с четкими ролями и контрольными точками.
< 01 >
Анализ процессов
< 02 >
Концепция электронного документооборота и интеграций
< 03 >
Стандарты, шаблоны, НСИ и безопасность
< 04 >
План-график и старт реализации
Досягнуті результати
Создана архитектура ЭДО, согласованы стандарты и маршруты, запущены первые обмены BAS ↔ WhiteDoc, подготовлена база для масштабирования по подразделениям.
< 01 >
Единая модель ЭДО без замены систем
< 02 >
Стандартизированные шаблоны и маршруты
< 03 >
Событийные обмены BAS ↔ WhiteDoc
< 04 >
Юридическая значимость и аудит
< 05 >
Пилотные запуски и обучение
< 06 >
Готовность к масштабированию
Ключевые преимущества для бизнеса
Решение сфокусировано на реальных бизнес-выгодах без радикальных изменений инфраструктуры.
Основные преимущества:
- Единая ось документооборота: договоры, акты, счета, заявки проходят стандартизированные маршруты с контролем сроков.
- Минимум ручных операций: событийные обмены между BAS и WhiteDoc убирают дублирование и ошибки.
- Быстрее согласования: унифицированные шаблоны и маршруты сокращают время цикла и снижают нагрузку.
- Юридическая сила: квалифицированные ЭП, хранение и аудит обеспечивают полное соответствие законодательству.
- Безопасность и права доступа: реализованы матрицы ролей, контроль доступа и политика хранения документов.
- Прозрачность и контроль: руководители видят загруженность и сроки выполнения задач.
- Комфорт пользователей: интерфейс BAS остается привычным, WhiteDoc добавляет только шаг подписания.
- Масштабируемость: решение позволяет подключать новые процессы и подразделения без переделки интеграций.
Отзыв клиента
«Мы не хотели менять наши BAS-системы, а развить их. Решение WE.CODE дало нам юридически значимый электронный документооборот, ускорило согласования и снизило объем ручной работы.»
Плани на майбутнє
<01>
Расширение списка документов
Подключение новых типов — заказы, внутренние приказы, заявки; унификация полей и ролей.
<02>
Масштабирование по подразделениям
Постепенное внедрение ЭДО по плану-графику с учетом специфики филиалов и SLA.
<03>
Управление изменениями и обучение
Проведение регулярных мини-тренингов, обновление инструкций и маршрутов по результатам пілотов.
<04>
Развитие отчетности и контроля сроков
Создание стандартных отчетов о статусах документов, просрочках и загрузке согласующих.