BAS Бухгалтерия КОРП

BAS. Модуль учета акцизного топлива

Интеграция ND

Автоматизация учета топлива

Комплексная автоматизация учета топлива и интеграций ND в сети GO GROUP OIL

Единая цифровая система учета и отчетности для топливного бизнеса

Компания We.Code выполнила для топливного оператора GO GROUP OIL масштабное внедрение на базе BAS Бухгалтерия КОРП и BAS. Модуль учета акцизного топлива, направленное на полную цифровую интеграцию процессов с системами ND iSB, ND Card и ND Cupon.

Разработана единая архитектура учета реализации топлива, талонных и платежных операций, автоматическое формирование суточных акцизных справок, двусторонний обмен документами через REST API и централизованная аналитика. Решение объединило операционные процессы АЗС, бухгалтерский и налоговый учет в единую систему, сократив трудозатраты, ошибки и время подготовки регламентированной отчетности.

Запит клієнта

Топливная компания GO GROUP OIL, объединяющая сеть автозаправочных комплексов и логистических объектов, обратилась с задачей создать единую цифровую платформу учета топлива, синхронизирующую данные между BAS и внешними системами ND.

Основная цель заключалась в обеспечении полного контроля движения топлива, талонов и карт в разрезе контрагентов, складов и видов оплат, а также в автоматизации формирования справки о сводных за сутки учетных данных согласно требованиям акцизного учета.

Клиент стремился устранить дублирование данных, минимизировать ручные сверки продаж и ошибки при построении отчетности. Важным требованием также стала интеграция с ЕРАН, FREDO Отчет и M.E.Doc для электронного документооборота.

Решение должно было сформировать единое информационное пространство для бухгалтерии, ИТ-службы и операционных команд АЗС. Ранее процесс включал несколько независимых систем — ND iSB (торговля), ND Card (платежные карты), ND Cupon (талонная программа), что приводило к разрозненности данных и сложности контроля акциза.

Рішення

Компания We.Code создала решение на базе BAS Бухгалтерия КОРП и BAS. Модуль учета акцизного топлива, которое объединило все процессы учета ГСМ в единую систему.

Основной акцент сделан на интеграциях с внешними платформами ND iSB, ND Card и ND Cupon. Система автоматически обменивается данными о продажах, платежных картах, талонах и остатках топлива, формирует документы реализации и справки для акцизной отчетности.

Ключевым результатом стало внедрение автоматического формирования суточных справок в формате XML для подачи в ЕРАН, а также создание сквозного процесса — от операций на АЗС до бухгалтерского и налогового учета без ручного вмешательства.

Клиент:GO GROUP OIL

Отрасль:Автозаправочные Комплексы

Страна:Украина

Business Solutions

Этапы реализации
проекта

Проект охватил полный цикл внедрения BAS для топливного бизнеса: от обследования процессов и моделирования интеграций ND до автоматизации отчетности, обучения пользователей и запуска в промышленную эксплуатацию.

< 01 >

Предпроектное обследование и аудит процессов

Команда We.Code изучила текущие процессы GO GROUP OIL, выявила дублирование данных и «серые зоны» учета. Проведен аудит отчетности и API-интерфейсов ND-систем, сформированы требования к интеграции. Это позволило создать четкую техническую концепцию будущей системы.

< 02 >

Моделирование архитектуры системы BAS

Построена архитектура обмена данными между BAS и ND-системами, описаны маршруты данных по ключевым процессам: продажи, оплаты, топливо, талоны, остатки. Разработаны регистры соответствий для корректного отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете.

< 03 >

Разработка интеграционного модуля ND iSB

Реализована REST-интеграция для загрузки отчетов о розничных продажах, справочников номенклатуры, складов и видов оплат. Настроен обратный обмен данными: поступления и цены номенклатуры из BAS в ND. Это обеспечило синхронизацию товарного учета и точность аналитики.

< 04 >

Создание платежной подсистемы ND Card

Разработан модуль «Платежная система» с полным циклом работы с корпоративными картами: от пополнения до погашения. Автоматическая загрузка транзакций ND Card и расчет плотности при 15°C позволили исключить ошибки и упростить учет акцизного топлива.

< 05 >

Внедрение учета талонной системы ND Cupon

Создана отдельная подсистема учета талонов с регистрацией эмитентов, статусов и документов реализации/погашения. Все операции отражаются в бухгалтерии на забалансовых счетах, обеспечивая прозрачность безналичных операций и точный контроль оборота.

< 06 >

Автоматизация формирования суточных акцизных справок

Реализован регламентный процесс автоматического формирования справок о сводных за сутки данных с расчетом фактических и приведенных объемов. Файлы XML автоматически подготавливаются для отправки в ЕРАН через FREDO и M.E.Doc.

< 07 >

Тестирование, обучение и сопровождение

После разработки проведено тестирование всех интеграций, обучение бухгалтеров, аналитиков и операторов АЗС. Подготовлены пошаговые инструкции и методические материалы для стабильной эксплуатации системы.

< 08 >

Запуск промышленной эксплуатации

GO GROUP OIL перешла на единую интегрированную платформу, объединившую процессы продаж, карт, талонов, акциза и бухгалтерии. Регламентная отчетность теперь формируется автоматически, а данные с АЗС обновляются в реальном времени.

Достигнутые результаты

Внедрение BAS и интеграций ND обеспечило GO GROUP OIL полную цифровую прозрачность движения топлива, автоматизацию акцизной отчетности и централизованный контроль всех АЗС.

< 01 >

Единая цифровая платформа учета топлива

Создано единое информационное пространство, где все данные о продажах, талонах, картах и запасах обновляются автоматически. Это устранило разрозненность данных и человеческий фактор.

< 02 >

Автоматическое формирование акцизных справок

Система формирует XML-отчеты для подачи в ЕРАН через FREDO и M.E.Doc. Процесс стал полностью автоматическим, исключив задержки и ошибки, что обеспечило соответствие требованиям законодательства.

< 03 >

Интеграция с ND iSB, ND Card и ND Cupon

Полная двусторонняя интеграция BAS с ND-системами позволила получать актуальные данные о продажах, оплатах и движении топлива в режиме реального времени.

< 04 >

Оптимизация бухгалтерского и налогового учета

Автоматизация операций исключила ручное дублирование документов. Все бухгалтерские и налоговые операции формируются автоматически, что ускорило закрытие периода и повысило точность отчетности.

< 05 >

Контроль реализации и взаиморасчетов

Каждая транзакция по картам и талонам автоматически связывается с документами BAS, обеспечивая прозрачность расчетов и детальную аналитику по клиентам и объему продаж.

< 06 >

Сокращение затрат и повышение эффективности

Синхронизация данных и исключение дублирования процессов позволили сократить трудозатраты бухгалтерии и ИТ-отдела более чем на 40%. Скорость формирования отчетов выросла в несколько раз.

Ключевые преимущества для бизнеса

Внедрение решения на базе BAS Бухгалтерия КОРП и Модуля учета акцизного топлива дало компании GO GROUP OIL комплексный эффект: автоматизацию учета, повышение прозрачности и управляемости сети.
Система объединила бухгалтерию, логистику и операционные службы в единое информационное пространство, где все процессы выполняются автоматически.

Единый контур для АЗС, бухгалтерии и операционного отдела без ручного ввода данных.
Автоматическое формирование акцизных отчетов (ЕРАН, XML, FREDO, M.E.Doc) в полном соответствии с законодательством.
Двусторонняя интеграция с ND iSB, ND Card и ND Cupon для актуализации данных о продажах, остатках и платежах.
Сокращение времени на учет и сверку на 40–50% благодаря автоматизации документов и справок.
Онлайн-аналитика для контроля финансов, остатков и клиентских расчетов.
Повышение прозрачности и финансовой дисциплины через цифровой контроль всех топливных операций.

Отзыв клиента

«Внедрение решения от We.Code позволило нам перейти на полностью автоматизированный учет топлива и объединить все ND-системы в единую платформу BAS.

Теперь отчетность формируется автоматически, данные обновляются без участия пользователя, а риск ошибок фактически устранен.

Мы получили прозрачную картину по всей сети АЗС — от продаж до акцизной отчетности, существенно упростив работу бухгалтерии и ИТ-службы.»

Планы на будущее

<01>

Внедрение BI-аналитики

Следующим шагом станет внедрение системы бизнес-аналитики для мониторинга ключевых показателей в режиме реального времени. Это позволит анализировать прибыльность, динамику продаж и остатки топлива.

<02>

Автоматизация документооборота с поставщиками

Планируется интеграция BAS с системами электронного документооборота, чтобы ускорить согласование заявок, оплат и актов, сократив административные расходы.

<03>

Расширение интеграции с ND-платформами

Запланировано развитие интеграций ND: добавление обменов по логистике, остаткам в резервуарах и контролю отпуска топлива для повышения точности аналитики.

<04>

Подключение мобильного приложения Service Desk

В планах — внедрение мобильного приложения We.Code Service Desk для управления заявками и техобслуживанием оборудования АЗС, что повысит оперативность и качество обслуживания.