BAS ERP

EDIN Інтеграція

Електронний документообіг

АЗС

Мережа АЗС BARS
Автоматизація електронного документообігу та інтеграція з EDIN

Оптимізація документообігу в мережі АЗС з BAS ERP

Впроваджено систему електронного документообігу BAS ERP з інтеграцією EDIN для автоматичного завантаження та вивантаження замовлень і документів. BARS, велика мережа АЗС в Україні, реалізувала автоматизацію електронного документообігу, щоб прискорити обробку замовлень, інтегрувати BAS ERP із EDIN та знизити кількість ручних помилок.

Запит

Мережа АЗС BARS потребувала швидкого та надійного способу обміну замовленнями з постачальниками через EDIN. Ключовою вимогою було автоматичне завантаження підтверджень, управління примітками в рядках замовлень і контроль за правильністю даних, щоб мінімізувати ручну обробку і дублювання.

Рішення

Ми реалізували інтеграцію BAS ERP із EDIN, додали фільтри по постачальнику та АЗС для вивантаження замовлень, а також механізм автоматичного завантаження підтверджень. Додатково розроблено обробку приміток у документах і можливість контролю різних статусів рядків замовлень. Всі дані тепер передаються без ручного втручання, що значно підвищує ефективність процесу.

Клієнт:BARS
Індустрія:Мережа АЗС
Країна:Україна

BARS — одна з провідних мереж АЗС в Україні, налічує понад 100 сучасних автозаправних станцій.

Компанія BARS — одна з провідних мереж АЗС в Україні, що спеціалізується на продажу пального, автохімії, аксесуарів та товарів для подорожей. Мережа налічує понад 100 автозаправних станцій, забезпечуючи доступність послуг для клієнтів у різних регіонах. BARS відома високою якістю обслуговування, швидким сервісом та впровадженням інновацій у сфері енергетики та рітейлу.

Компанія активно впроваджує цифрові технології для оптимізації бізнес-процесів та підвищення прозорості операцій на всіх рівнях. Це включає автоматизацію обліку, електронний документообіг, інтеграцію з постачальниками через EDI-системи, а також аналітику продажів та закупівель у реальному часі. Завдяки цьому BARS забезпечує точний контроль запасів, ефективну логістику та оптимізацію планування закупівель.

Мережа приділяє особливу увагу безпеці та екологічності діяльності: сучасне обладнання АЗС відповідає всім нормам і стандартам, а персонал проходить регулярне навчання з техніки безпеки та обслуговування клієнтів. Компанія розвиває програми лояльності та сервісні рішення для водіїв, що робить відвідування АЗС зручним та вигідним для клієнтів.

BARS також активно підтримує соціальні та корпоративні ініціативи, спрямовані на розвиток місцевих громад, екологічні проекти та безпеку дорожнього руху. Такий підхід дозволяє компанії зміцнювати репутацію на ринку, підвищувати довіру клієнтів і утримувати позиції серед конкурентів. Завдяки поєднанню якості, доступності та інновацій, BARS залишається одним із лідерів українського ринку АЗС.

BARS

Етапи реалізації
проєкту

< 01 >

Аналітика та погодження вимог

Проведено детальний аналіз бізнес-процесів мережі АЗС BARS, визначено ключові точки інтеграції BAS ERP із EDIN, погоджено структуру документів, статуси рядків замовлень та додаткові реквізити.

< 02 >

Розробка механізму вивантаження замовлень

Створено обробку для фільтрації замовлень по постачальнику та АЗС і вивантаження їх у EDIN. Забезпечено коректне відображення приміток і артикулів для контролю всіх замовлень без дублювань.

< 03 >

Завантаження підтверджень замовлень

Розроблено систему імпорту підтверджень замовлень із EDIN із автоматичною зміною даних у BAS ERP, обробкою рядків зі зміненими кількостями та виділенням статусів за кольором для наочності.

< 04 >

Тестування та навчання персоналу

Проведено повне тестування всіх сценаріїв обміну даними, навчання менеджерів і операторів мережі АЗС для роботи з новим електронним документообігом, підготовка інструкцій і контроль якості обробки замовлень.

Досягнуті результати

< 01 >

Автоматичне вивантаження замовлень у EDIN

Всі 100% замовлень мережі АЗС BARS тепер передаються автоматично з BAS ERP у EDIN без ручного втручання. Це скоротило час на обробку замовлень на 60% і дозволило менеджерам зосередитися на стратегічних завданнях.

< 02 >

Точність підтверджень замовлень

Підтвердження замовлень обробляються автоматично, змінені та скасовані рядки виділяються кольорами. Кількість помилок і дублювань зменшилася на 70%, а правильність виконання замовлень постачальниками досягла 99%.

< 03 >

Оптимізація управлінського процесу

Час на перевірку і погодження замовлень скоротився з 3 годин до 45 хвилин на день для кожного менеджера. Це дозволяє ефективніше керувати мережею АЗС та знижує ризики затримок у постачанні.

< 04 >

Контроль приміток і додаткових реквізитів

Впроваджено точний контроль приміток, артикулів і штрихкодів для понад 5 000 товарних позицій. Це підвищує прозорість обробки замовлень та мінімізує конфлікти з постачальниками.

< 05 >

Підвищення продуктивності персоналу

Оператори та менеджери мережі АЗС скоротили ручну обробку замовлень на 50%, що дозволяє більше часу приділяти аналітиці та плануванню закупівель.

< 06 >

Зменшення ризиків помилок та дублювань

Система забезпечує 100% відповідність документації EDIN і специфікаціям BAS ERP, знижуючи ризик конфліктів з постачальниками і забезпечуючи стабільну роботу електронного документообігу.

Ключові переваги для бізнесу

Впровадження електронного документообігу BAS ERP та EDIN для мережі АЗС BARS забезпечило:

  • Автоматичне вивантаження замовлень і підтверджень без ручного втручання
  • Мінімізацію помилок і дублювань у документах
  • Контроль за всіма рядками замовлень і примітками
  • Прискорення обробки документів та підвищення продуктивності персоналу
  • Оптимізацію управлінських процесів у мережі АЗС
  • Повну відповідність специфікаціям EDIN та внутрішнім бізнес-процесам
  • Можливість масштабування інтеграції на всі АЗС мережі
  • Аналітику та планування на основі достовірних даних

Відгук клієнта

“До впровадження електронного документообігу обробка замовлень займала багато часу і включала багато ручної роботи. Тепер всі замовлення автоматично передаються у BAS ERP та EDIN, підтвердження обробляються миттєво, а рядки виділяються кольорами відповідно до статусу.

Особливо цінуємо гнучкий підхід команди: інтеграція побудована під наші бізнес-процеси, і ми отримали повний контроль над документообігом мережі АЗС, що дозволяє менеджерам і бухгалтерії працювати значно ефективніше.”

Плани на майбутнє

<01>

Масштабування інтеграції

Розширити автоматизацію на всі точки мережі АЗС для повного контролю електронного документообігу.

<02>

Впровадження аналітики

Використовувати дані замовлень для побудови аналітики продажів, прогнозування потреб і оптимізації закупівель.

<03>

Оптимізація процесів підтверджень

Подальше поліпшення логіки обробки підтверджень замовлень для різних постачальників із урахуванням специфіки товарів.

<04>

Інтеграція з іншими зовнішніми сервісами

Планується підключення додаткових постачальників та зовнішніх сервісів для повного автоматизованого документообігу.

Давайте обговоримо
Ваш проект!

Дякуємо за довіру до
компанії WeCode!

Взяти участь у
Акції!

Замовити дзвінок








    Обраний продукт

    Акція