Підписати договір без принтера, пошти й особистої зустрічі — ще недавно це здавалося винятком. Сьогодні це — звична практика для компаній, які цінують швидкість, контроль і гнучкість. Електронний підпис у компанії перестав бути опцією — це інструмент, без якого складно уявити ефективний внутрішній документообіг.
Після пандемії, переходу на віддалену роботу й загального тренду на цифровізацію внутрішній документообіг з КЕП став новою нормою:
- документи погоджуються за години, а не дні;
- доступ до підписання з ноутбука, офісу чи смартфона;
- зникає потреба у фізичних архівах;
- усі дії мають юридичну силу.
У цій статті зібрали все, що варто знати бізнесу про електронний підпис: які типи підписів існують, чим відрізняється КЕП від впровадження ЕЦП, як налаштувати підпис у BAS чи CRM, що важливо врахувати ФОП і ТОВ, а також як це працює на практиці. Без теорії заради теорії — лише те, що справді допомагає працювати швидше, безпечніше й без зайвого паперового хаосу.
Типи електронних підписів: що потрібно знати бізнесу
На практиці бізнес використовує три основні типи підписів: простий електронний підпис (ЕП), електронний цифровий підпис (ЕЦП) і кваліфікований електронний підпис (КЕП). Різниця між ними — у рівні захисту та юридичній силі.
Прості електронні підписи (ЕП)
Це може бути навіть ім’я, введене в системі, або підтвердження дії через логін/пароль. Добре підходить для внутрішніх, неформальних погоджень, але не має повноцінної юридичної сили.
ЕЦП (електронний цифровий підпис)
Поширений варіант із базовим рівнем захисту. Його використовують у деяких сервісах, але після 2022 року в Україні він фактично повністю витіснений КЕП, оскільки не відповідає новим вимогам законодавства.
КЕП (кваліфікований електронний підпис)
Це єдиний вид підпису, який в Україні прирівнюється до власноручного згідно із законом. Його можна використовувати для підписання:
- договорів і актів;
- внутрішніх наказів і звітів;
- листування з держорганами;
- бухгалтерських і фінансових документів.
Отримати КЕП можуть як ТОВ, так і ФОП. Для цього потрібно звернутись до одного з Акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК), наприклад, ЦСК «Україна» або Вчасно. Зберігати КЕП можна на флешці, токені або у хмарному сервісі — залежно від того, що зручніше для вашого процесу.
Як інтегрувати електронний підпис у внутрішній документообіг з КЕП
Отримати КЕП — це лише перший крок. Щоб електронний підпис дійсно спрощував життя, його потрібно інтегрувати в повсякденну роботу компанії: так, щоб підписання документів відбувалося швидко, без зайвих дій і без біганини між відділами. Ось як це працює на практиці.
Вбудовуємо КЕП у бухгалтерію та облік (BAS)
BAS Документообіг КОРП, BAS ERP, BAS Бухгалтерія або інші облікові системи завдяки Сервісу “Підпис” дозволяють накладати КЕП безпосередньо в інтерфейсі: наприклад, на рахунки, акти виконаних робіт, податкові документи. Підписані файли автоматично відправляються контрагентам через інтеграцію із сервісами на кшталт M.E.Doc або Вчасно.
Підключаємо підпис у CRM або ERP
Якщо ваша команда працює з CRM (Creatio, Zoho тощо), підпис можна інтегрувати у процес продажів чи погодження угод. Коли комерційна пропозиція або договір готові, вони автоматично підтягуються з шаблону, підписуються КЕП і відправляються клієнту без виходу із системи. Менеджери не витрачають час на рутину — все оформлюється в кілька кліків.
Організовуємо зручне зберігання
Після підписання документ має зберігатися в надійному місці, а не знаходитись в когось у комп’ютері. Залежно від системи, архів може бути:
- у хмарному сервісі;
- на сервері компанії;
- або прямо в CRM/ERP — прикріплений до угоди, клієнта чи завдання.
Це гарантує контроль доступу, актуальність версій і швидкий пошук.
Забезпечуємо безпеку і юридичну силу
КЕП має повну юридичну силу, якщо виданий через акредитований центр сертифікації (АЦСК). Усі дії підписанта фіксуються, документ неможливо змінити після підпису, і система чітко показує — хто саме підписав і коли.
Електронний підпис – приклади використання: як компанії впроваджують КЕП на практиці
- ТОВ «Омега»: заощаджено 3 дні на погодження внутрішніх документів
Виробнича компанія з 200+ працівниками звернулася до нас через постійні затримки з погодженням наказів і службових записок. Частина керівників працювала віддалено, і документи просто «зависали» в пошті.
Рішення:
Впровадили КЕП із маршрутом погодження в BAS Документообіг.
Результат:
Час погодження документів скоротився в середньому з 3 днів до 8 годин. Усі підписанти мають зручний доступ навіть з телефону.
- ПП «Реклама+»: дистанційна робота без компромісів
Невелика агенція з 12 співробітниками перейшла на віддалений формат і постала перед труднощами в підписанні договорів з клієнтами та актів виконаних робіт.
Рішення:
Підключили КЕП через хмарний АЦСК, інтегрували підпис у Google Workspace і M.E.Doc.
Результат:
Усі документи підписуються в один день, агенція відмовилась від кур’єрів і принтера повністю. Клієнти теж можуть підписувати КЕП дистанційно.
Рітейлер «Сфера»: контроль і швидкість у договірній роботі
Мережа з 16 магазинів мала складну систему договорів із постачальниками. Узгодження кожного контракту проходило через 5 ланок і тривало до тижня.
Рішення:
Автоматизували формування договорів у CRM, підключили КЕП для керівників філій, створили єдине хмарне сховище підписаних документів.
Результат:
Погодження скоротилося втричі, доступ до договорів став можливим з будь-якої точки. Всі дії з підписом фіксуються, і юристи контролюють процес в одному вікні.
FAQ
Чи має КЕП юридичну силу?
Так. Кваліфікований електронний підпис (КЕП), виданий через акредитований центр сертифікації (АЦСК), прирівнюється до власноручного підпису. Його можна використовувати для договорів, наказів, звітів і документообігу з держорганами.
Чи можна підписувати КЕП внутрішні документи, як-от накази чи заявки?
Так. Це одна з найефективніших сфер застосування КЕП — особливо в компаніях із великою кількістю внутрішнього погодження. Підпис має юридичну силу, навіть якщо всі сторони — співробітники однієї компанії.
Чи можуть ФОП отримати КЕП?
Так. КЕП можуть отримати як юридичні особи (ТОВ), так і фізичні особи-підприємці. Це дозволяє вести звітність, підписувати договори, виставляти рахунки тощо.
Чи можна інтегрувати підпис у CRM?
Так. Ми впроваджуємо електронний підпис у BAS, CRM-системи, ERP та платформи документообігу. Це дозволяє автоматизувати процес підписання документів і зберігати всю історію в єдиній системі.
Як ми у WeCode допомагаємо впровадити електронний підпис в бізнесі
Ми в WeCode підходимо до автоматизації підпису як до частини загального процесу цифровізації. Наша мета — не просто підключити КЕП, а зробити так, щоб документообіг працював швидше, надійніше й без зайвої рутини.
Що ми робимо:
- аналізуємо ваші бізнес-процеси;
- допомагаємо отримати КЕП у надійному АЦСК;
- інтегруємо підпис у BAS, CRM, ERP або інші системи;
- налаштовуємо зберігання, маршрути погодження та безпечний доступ;
- супроводжуємо запуск і навчання команди.
Маєте питання або хочете дізнатись, як налаштувати електронний підпис саме у вашій компанії? Ми будемо раді проконсультувати — просто залиште заявку на сайті.
