BAS ERP

EDIN Интеграция

Электронный документооборот

АЗС

Сеть АЗС BARS
Автоматизация электронного документооборота и интеграция с EDIN

Оптимизация документооборота в сети АЗС с BAS ERP

Внедрена система электронного документооборота BAS ERP с интеграцией EDIN для автоматической загрузки и выгрузки заказов и документов. BARS, крупная сеть АЗС в Украине, реализовала автоматизацию электронного документооборота для ускорения обработки заказов, интеграции BAS ERP с EDIN и снижения количества ручных ошибок.

Запрос

Сеть АЗС BARS требовала быстрого и надежного способа обмена заказами с поставщиками через EDIN. Ключевым требованием было автоматическое получение подтверждений, управление примечаниями в строках заказов и контроль корректности данных, чтобы минимизировать ручную обработку и дублирование.

Решение

Мы реализовали интеграцию BAS ERP с EDIN, добавили фильтры по поставщику и АЗС для выгрузки заказов, а также механизм автоматической загрузки подтверждений. Дополнительно разработана обработка примечаний в документах и возможность контроля различных статусов строк заказов. Все данные теперь передаются без ручного вмешательства, что значительно повышает эффективность процесса.

Клиент:BARS
Индустрия:Сеть АЗС
Страна:Украина

BARS — одна из ведущих сетей АЗС в Украине, насчитывает более 100 современных автозаправочных станций.

Компания BARS специализируется на продаже топлива, автохимии, аксессуаров и товаров для путешествий. Сеть насчитывает более 100 автозаправочных станций, обеспечивая доступность услуг для клиентов в различных регионах. BARS известна высоким качеством обслуживания, быстрым сервисом и внедрением инноваций в сфере энергетики и ритейла.

Компания активно внедряет цифровые технологии для оптимизации бизнес-процессов и повышения прозрачности операций на всех уровнях. Это включает автоматизацию учета, электронный документооборот, интеграцию с поставщиками через EDI-системы, а также аналитику продаж и закупок в реальном времени. Благодаря этому BARS обеспечивает точный контроль запасов, эффективную логистику и оптимизацию планирования закупок.

Сеть уделяет особое внимание безопасности и экологичности деятельности: современное оборудование АЗС соответствует всем нормам и стандартам, а персонал проходит регулярное обучение по технике безопасности и обслуживанию клиентов. Компания развивает программы лояльности и сервисные решения для водителей, что делает посещение АЗС удобным и выгодным для клиентов.

BARS также активно поддерживает социальные и корпоративные инициативы, направленные на развитие местных сообществ, экологические проекты и безопасность дорожного движения. Такой подход позволяет компании укреплять репутацию на рынке, повышать доверие клиентов и удерживать позиции среди конкурентов. Благодаря сочетанию качества, доступности и инноваций, BARS остается одним из лидеров украинского рынка АЗС.

BARS

Этапы реализации
проекта

< 01 >

Аналитика и согласование требований

Проведен детальный анализ бизнес-процессов сети АЗС BARS, определены ключевые точки интеграции BAS ERP с EDIN, согласована структура документов, статусы строк заказов и дополнительные реквизиты.

< 02 >

Разработка механизма выгрузки заказов

Создана обработка для фильтрации заказов по поставщику и АЗС и их выгрузки в EDIN. Обеспечено корректное отображение примечаний и артикулов для контроля всех заказов без дублирования.

< 03 >

Загрузка подтверждений заказов

Разработана система импорта подтверждений заказов из EDIN с автоматическим изменением данных в BAS ERP, обработкой строк с измененными количествами и выделением статусов цветом для наглядности.

< 04 >

Тестирование и обучение персонала

Проведено полное тестирование всех сценариев обмена данными, обучение менеджеров и операторов сети АЗС работе с новым электронным документооборотом, подготовка инструкций и контроль качества обработки заказов.

Достигнутые результаты

< 01 >

Автоматическая выгрузка заказов в EDIN

Все 100% заказов сети АЗС BARS теперь передаются автоматически из BAS ERP в EDIN без ручного вмешательства. Это сократило время на обработку заказов на 60% и позволило менеджерам сосредоточиться на стратегических задачах.

< 02 >

Точность подтверждений заказов

Підтвердження замовлень обробляються автоматично, змінені та скасовані рядки виділяються кольорами. Кількість помилок і дублювань зменшилася на 70%, а правильність виконання замовлень постачальниками досягла 99%.

< 03 >

Оптимизация управленческого процесса

Время на проверку и согласование заказов сократилось с 3 часов до 45 минут в день для каждого менеджера. Это позволяет эффективнее управлять сетью АЗС и снижает риски задержек в поставках.

< 04 >

Контроль примечаний и дополнительных реквизитов

Внедрен точный контроль примечаний, артикулов и штрихкодов для более 5 000 товарных позиций. Это повышает прозрачность обработки заказов и минимизирует конфликты с поставщиками.

< 05 >

Повышение производительности персонала

Операторы и менеджеры сети АЗС сократили ручную обработку заказов на 50%, что позволяет больше времени уделять аналитике и планированию закупок.

< 06 >

Снижение рисков ошибок и дублирований

Система обеспечивает 100% соответствие документации EDIN и спецификациям BAS ERP, снижая риск конфликтов с поставщиками и обеспечивая стабильную работу электронного документооборота.

Ключевые преимущества для бизнеса

Внедрение электронного документооборота BAS ERP и EDIN для сети АЗС BARS обеспечило:

  • Автоматическую выгрузку заказов и подтверждений без ручного вмешательства
  • Минимизацию ошибок и дублирований в документах
  • Контроль всех строк заказов и примечаний
  • Ускорение обработки документов и повышение производительности персонала
  • Оптимизацию управленческих процессов в сети АЗС
  • Полное соответствие спецификациям EDIN и внутренним бизнес-процессам
  • Возможность масштабирования интеграции на все АЗС сети
  • Аналитику и планирование на основе достоверных данных

Отзыв клиента

«До внедрения электронного документооборота обработка заказов занимала много времени и включала ручную работу. Теперь все заказы автоматически передаются в BAS ERP и EDIN, подтверждения обрабатываются мгновенно, а строки выделяются цветами в зависимости от статуса.

Особенно ценим гибкий подход команды: интеграция построена под наши бизнес-процессы, и мы получили полный контроль над документооборотом сети АЗС, что позволяет менеджерам и бухгалтерии работать значительно эффективнее.»

Планы на будущее

<01>

Масштабирование интеграции

Расширить автоматизацию на все точки сети АЗС для полного контроля электронного документооборота.

<02>

Внедрение аналитики

Использовать данные заказов для построения аналитики продаж, прогнозирования потребностей и оптимизации закупок.

<03>

Оптимизация процессов подтверждений

Дальнейшее улучшение логики обработки подтверждений заказов для разных поставщиков с учетом специфики товаров.

<04>

Интеграция с другими внешними сервисами

Планируется подключение дополнительных поставщиков и внешних сервисов для полного автоматизированного документооборота.

Давайте обговорим
Ваш проект!

Спасибо за доверие к
компании WeCode!

Принять участие в
Акции!

Заказать звонок







    Выбранный продукт

    Акция